WooCommerce E-Rechnung: Was ab 2025/2026 für Shops gilt

Von Manuel Hack, ihp media · Aktualisiert am 16. Juni 2026

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die Rechnungsstellung in Deutschland grundlegend neu geregelt. Für Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind, ist die wichtigste Änderung: Seit dem 1. Januar 2025 müssen sie technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format zu empfangen. Das klingt nach einer IT-Aufgabe für Konzerne, trifft aber auch kleine WooCommerce-Shops, die an andere Unternehmen verkaufen. Was die Pflicht konkret bedeutet, welche Fristen gelten und was Sie als Shop-Betreiber jetzt vorbereiten sollten, steht hier vollständig.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Die Definition steht in § 14 Abs. 1 UStG: Eine elektronische Rechnung muss „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.“ Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder ein zwischen den Beteiligten vereinbartes Format sein, das die Extraktion aller Pflichtangaben ins EN-16931-Format ermöglicht.

Was das in der Praxis bedeutet, lässt sich an einem einfachen Bild festmachen: Ein klassisches Rechnungs-PDF ist ein Dokument, das ein Mensch liest und in sein Buchhaltungssystem überträgt. Eine E-Rechnung ist dagegen eine strukturierte Datei, die ein Buchhaltungssystem direkt einliest und verarbeitet, ohne menschliches Eingreifen. Das ist der Unterschied zwischen einem Brief und einem Datenbankexport.

Rechnungen, die bis Ende 2026 weiterhin erlaubt sind, heißen im Gesetz „sonstige Rechnungen“. Dazu zählen Papierrechnungen und auch das klassische PDF per E-Mail, wenn der Empfänger zustimmt. Nach den Übergangsfristen entfällt diese Option für den inländischen B2B-Bereich.

Wen die Pflicht betrifft: B2B ja, B2C nein

§ 14 Abs. 2 UStG definiert die Bedingung klar: Die Pflicht gilt für „Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern“. Ansässig im Inland bedeutet: Sitz, Geschäftsleitung oder eine umsatzsteuerlich relevante Betriebsstätte in Deutschland. Transaktionen mit ausländischen Unternehmern oder Privatpersonen fallen nicht unter diese Regelung.

Für viele WooCommerce-Shops ist die Situation gemischt: ein Teil der Kunden sind Privatkunden, ein anderer Teil sind Händler, Agenturen oder Gewerbetreibende, die für ihre Firma einkaufen. In diesem Fall gilt die E-Rechnungspflicht nur für die B2B-Rechnungen, nicht für den B2C-Anteil. Wichtig ist, dass Ihr Shop diese Gruppen sauber trennt und die Rechnungsstellung entsprechend unterscheidet. Wie Sie die Rechtstexte in WooCommerce korrekt aufsetzen, erklärt der Artikel Versand, Steuern und Rechtstexte in WooCommerce.

Die gestaffelten Fristen im Überblick

Der Gesetzgeber hat den Übergang in drei Phasen eingeteilt. Entscheidend ist dabei die Unterscheidung zwischen Empfangspflicht (sofort, seit 1. Januar 2025) und Versandpflicht (gestaffelt bis 2028).

Wichtig: Die Übergangsfristen beziehen sich ausschließlich auf den Versand. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt ohne Übergangsfrist seit dem 1. Januar 2025. Ein Unternehmer, der sagt „Wir sind noch in der Übergangsfrist“, meint damit, dass er noch Papier oder PDF versenden darf, nicht dass er E-Rechnungen ablehnen darf. Das zweite BMF-Schreiben vom Oktober 2025 hat diese Fristen bestätigt und präzisiert, dass Kleinunternehmer nach § 19 UStG als Aussteller bis Ende 2027 befreit bleiben.

Formate: XRechnung und ZUGFeRD erklärt

Zwei Formate sind in Deutschland dominant. Beide erfüllen die Norm EN 16931, unterscheiden sich aber in der praktischen Handhabung.

XRechnung ist ein reines XML-Format. Die Datei enthält ausschließlich strukturierte Daten, kein lesbares Dokument. Ein Mensch kann eine XRechnung nicht direkt öffnen und lesen, er braucht dafür ein Programm oder einen Viewer. XRechnung ist verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes, hat sich aber auch im B2B-Bereich etabliert. Die technischen Spezifikationen verwaltet die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es besteht aus einer PDF-Datei, in die ein strukturiertes XML unsichtbar eingebettet ist. Der Empfänger kann das Dokument wie ein normales PDF lesen und gleichzeitig den XML-Teil maschinell verarbeiten. Dieses Doppelleben macht ZUGFeRD besonders praktisch für den Übergang: Das Rechnungsbild bleibt vertraut, die Daten sind trotzdem strukturiert. Wichtig ist dabei, welches ZUGFeRD-Profil verwendet wird. Nur die Profile Basic, Comfort, Extended und XRechnung erfüllen EN 16931. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind nicht EN-16931-konform und gelten daher nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.

Für die meisten kleinen und mittleren WooCommerce-Shops ist ZUGFeRD im Profil Extended oder Comfort der praktischere Einstieg: Die Rechnung sieht für den Empfänger genauso aus wie bisher, enthält aber den geforderten strukturierten Datenstrom. Wer dagegen regelmäßig an öffentliche Stellen oder Großunternehmen mit eigenem ERP-System liefert, wird häufig XRechnung angefordert bekommen.

Empfangen ab 2025: Was jetzt schon Pflicht ist

Die Empfangspflicht ist die am häufigsten unterschätzte der neuen Regeln. Sie gilt seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist, für alle inländischen Unternehmen, unabhängig von Größe und Umsatz. Das bedeutet: Auch ein kleiner WooCommerce-Shop, der selbst noch keine E-Rechnungen versenden muss, muss sie von seinen Lieferanten empfangen können.

Das Gute: Die technische Hürde ist niedrig. Das BMF stellt klar, dass für den Empfang ein normales E-Mail-Postfach ausreicht. Der Empfänger kann nicht verlangen, dass sein Lieferant statt einer E-Rechnung weiter Papier oder PDF schickt. Er muss die E-Rechnung annehmen.

Für den praktischen Betrieb bedeutet das: Wenn ein Lieferant Ihnen ab sofort eine ZUGFeRD-PDF oder eine XRechnung-Datei schickt, müssen Sie diese akzeptieren und archivieren. Für die Archivierung gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b UStG). Der strukturierte XML-Teil muss dabei unverändert erhalten bleiben. Wer also eine ZUGFeRD-PDF erhält und nur die PDF-Ansicht archiviert, erfüllt die Anforderung nicht vollständig.

Versenden: Wann wird es Pflicht?

Für den Versand gilt die Übergangsstaffelung. Was in welchem Jahr erlaubt ist, hängt vom Vorjahresumsatz ab.

Im laufenden Jahr 2026 dürfen Sie weiterhin Papier oder ein klassisches PDF versenden, wenn Ihr Geschäftskunde zustimmt. Zustimmung kann dabei auch stillschweigend erfolgen, etwa wenn der Empfänger das PDF seit Jahren ohne Einwand annimmt. Explizit ablehnen darf er die E-Rechnung in dieser Phase nicht, weil sie auch jetzt schon zulässig ist. Wenn Sie freiwillig bereits jetzt auf E-Rechnungen umstellen, ist das rechtlich einwandfrei und spart die Umstellung später.

Ab 2027 hängt es vom Vorjahresumsatz 2026 ab: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht hat, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen haben bis Ende 2027 Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht dann ohne Ausnahme für alle inländischen B2B-Umsätze.

Ein Punkt, der in der Praxis oft Fragen aufwirft: Die Umsatzgrenze von 800.000 Euro bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres, nicht auf den B2B-Anteil. Wer also 2026 insgesamt über dieser Grenze liegt, muss 2027 senden, auch wenn sein B2B-Anteil klein ist. Zur Einordnung: Gemäß dem § 27 Abs. 38 UStG ist diese Übergangsregelung gesetzlich verankert.

Profi-Block: Technik, Schnittstellen und Aufbewahrung

Dieser Abschnitt richtet sich an Unternehmen, die bereits jetzt auf E-Rechnungen umstellen oder deren Steuerberater/IT-Dienstleister konkrete technische Fragen haben. Wer sich zunächst nur einen Überblick verschaffen will, kann hier weiterblättern.

Validierung und Fehlerklassen. Das zweite BMF-Schreiben vom Oktober 2025 unterscheidet drei Fehlerklassen: Formatfehler (Syntaxverstöße gegen EN 16931 machen das Dokument zur Nicht-E-Rechnung), Geschäftsregelfehler (verletzt Business Rules, aber umsatzsteuerlich nur relevant bei Pflichtangaben) und Inhaltsfehler in Pflichtfeldern (kein Vorsteuerabzug möglich). Konsequenz: Alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG müssen maschinell im XML-Teil enthalten sein. Eine E-Rechnung, bei der der XML-Teil unvollständig ist und das PDF weiter als „echte“ Rechnung gilt, ist keine konforme E-Rechnung.

Hybridformat und führender Teil. Bei ZUGFeRD gilt der XML-Teil als führend. Wenn PDF und XML voneinander abweichen, ist der XML-Wert maßgeblich. Das ist eine häufige Stolperfalle: Wer ZUGFeRD generiert, muss sicherstellen, dass das eingebettete XML vollständig und korrekt ist, nicht nur das PDF-Bild.

EDI-Systeme. Wer bislang auf elektronischen Datenaustausch (EDI) nach eigenem Standard gesetzt hat, darf dies bis Ende 2027 weiter tun, wenn Aussteller und Empfänger das Verfahren vereinbart haben. Ab 2028 muss auch EDI auf EN 16931 basieren oder die Extraktion ins EN-16931-Format ermöglichen.

Aufbewahrung. E-Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG). Bei ZUGFeRD muss der strukturierte XML-Teil unverändert archiviert werden. Es reicht nicht, nur das PDF zu speichern. Buchhaltungssoftware mit GoBD-Konformität und E-Rechnungs-Unterstützung löst das in der Regel automatisch, wenn sie korrekt eingerichtet ist.

Schnittstellen und DATEV. Wer mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, der DATEV nutzt, sollte prüfen, ob der eingesetzte WooCommerce-Rechnungs-Workflow DATEV-kompatible Exporte erzeugt. Die DATEV-Schnittstelle akzeptiert ZUGFeRD-Rechnungen direkt, sofern das Profil EN-16931-konform ist. DATEV bietet auch für den Export aus dem eigenen Buchhaltungssystem standardisierte E-Rechnungsformate an.

WooCommerce in der Praxis

WooCommerce selbst erzeugt keine E-Rechnungen nach EN 16931. Die Software erstellt HTML-Rechnungsseiten und PDF-Rechnungen, die als „sonstige Rechnungen“ gelten und in der Übergangsphase noch zulässig sind. Für die strukturierte E-Rechnung braucht es eine Erweiterung.

Germanized Pro ist das bekannteste Plugin für rechtskonforme WooCommerce-Shops in Deutschland. Ab Version 4.0 unterstützt es ZUGFeRD-Profile (Basic, Comfort, Extended) und XRechnung. Die E-Rechnungen werden automatisch erzeugt und können per E-Mail versendet werden. Wichtig: Bei XRechnung müssen für bestimmte Branchen zusätzliche Angaben pro Rechnung gepflegt werden, etwa eine Leitweg-ID, wenn der Empfänger eine öffentliche Stelle ist. Für die meisten B2B-WooCommerce-Shops ohne öffentliche Auftraggeber ist ZUGFeRD Extended die einfachere Wahl.

RechnungsPilot ist ein spezialisiertes Plugin, das ebenfalls ZUGFeRD 2.0 und XRechnung 3.0 erzeugt und GoBD-konform arbeitet. Es richtet sich stärker an Shops mit hohem Rechnungsvolumen und bietet direkte Schnittstellen zu Buchhaltungstools.

Lexware Office (ehemals Lexoffice) ist keine direkte WooCommerce-Erweiterung, lässt sich aber über Drittanbieter-Plugins mit WooCommerce verbinden. Lexware Office erzeugt XRechnung und ZUGFeRD direkt in der Buchhaltungssoftware. Für Shops, die ihre Rechnungsstellung ohnehin über Lexware abwickeln, kann das sinnvoller sein als ein weiteres Plugin.

Ein Beispiel aus der Praxis. In einem Projekt, in dem wir einen WooCommerce-Shop für einen Büromaterialanbieter betreuten, der etwa 60 Prozent an Geschäftskunden verkauft, zeigte sich das typische Problem: Der Shop erzeugte schöne PDF-Rechnungen, aber kein einziger davon enthielt strukturierte Daten. Mehrere Firmenkunden fragten schon 2024 nach Rechnungen im ZUGFeRD-Format, weil ihr ERP-System das erwartete. Die Umstellung auf Germanized Pro mit ZUGFeRD Extended dauerte einen Nachmittag für Konfiguration und Test. Seitdem werden die Rechnungen automatisch im richtigen Format erzeugt und das Buchhaltungssystem des Kunden liest sie direkt ein, ohne manuellen Abgleich.

Wer noch tiefer in die rechtlichen Pflichtangaben für Rechnungen einsteigen will, findet die vollständige Liste der gesetzlichen Anforderungen im Artikel Pflichtangaben im Onlineshop: die häufigsten Abmahnfallen. Wie Steuern und Mehrwertsteuer in WooCommerce korrekt konfiguriert werden, erklärt der Artikel Mehrwertsteuer und OSS-Verfahren im Onlineshop richtig handhaben.

Was Shop-Betreiber jetzt tun sollten

• Klären: Verkaufe ich auch an inländische Geschäftskunden (B2B)? Wenn ja, bin ich betroffen.
• Empfang sicherstellen: Kann mein Postfach E-Rechnungen im XML- oder ZUGFeRD-Format empfangen und archivieren?
• Archivierungslösung prüfen: Werden eingehende E-Rechnungen acht Jahre lang unverändert gespeichert, inklusive des XML-Teils?
• WooCommerce-Workflow prüfen: Erzeugt mein Shop Rechnungen, die dem B2B-Empfänger als E-Rechnung zugesendet werden können?
• Plugin-Entscheidung treffen: Germanized Pro mit ZUGFeRD Extended, RechnungsPilot oder Buchhaltungssoftware mit WooCommerce-Anbindung?
• Steuerberater einbinden: Hat Ihr Steuerberater einen kompatiblen Workflow für eingehende E-Rechnungen (DATEV oder vergleichbar)?
• Umsatz 2026 im Blick behalten: Wenn Sie 2026 über 800.000 Euro Gesamtumsatz liegen, gilt die Versandpflicht schon ab 1. Januar 2027.
• Für 2027/2028 planen: Auch wenn die Versandpflicht noch nicht gilt, lieber jetzt umstellen als kurz vor der Frist.

Häufige Fragen

Muss mein WooCommerce-Shop ab 2025 E-Rechnungen verschicken?

Nicht zwingend ab 2025. Die Versandpflicht gilt gestaffelt. Bis Ende 2026 dürfen Sie weiterhin Papier und PDF (mit Zustimmung des Empfängers) verschicken. Ab 2027 hängt es vom Vorjahresumsatz 2026 ab. Vollständige Pflicht für alle gilt erst ab 2028. Was ab 2025 aber gilt: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können.

Betrifft die E-Rechnungspflicht auch mein B2C-Endkundengeschäft?

Nein. Die Pflicht gilt ausschließlich für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Wenn Sie an Privatkunden verkaufen, bleibt alles wie bisher. Die Regelung greift nur, wenn Sie an andere Unternehmen in Deutschland liefern.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail noch zulässig?

In der Übergangsphase bis Ende 2026 ja, wenn der Empfänger (stillschweigend) zustimmt. Ab 2027 abhängig vom Umsatz, ab 2028 nicht mehr für B2B-Umsätze. Ein PDF gilt rechtlich nicht als E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG, weil es kein strukturiertes, maschinell verarbeitbares Format ist.

Welches Format soll ich für meine WooCommerce-Rechnungen wählen?

Für die meisten kleinen und mittleren Shops ist ZUGFeRD im Profil Extended oder Comfort die pragmatischste Wahl. Das hybride Format sieht aus wie ein PDF, enthält aber den geforderten XML-Datenstrom. XRechnung ist vor allem nötig, wenn Sie an öffentliche Auftraggeber liefern. Beide Formate sind mit Germanized Pro erzeugbar.

Was ist mit Kleinunternehmern nach § 19 UStG?

Als Aussteller sind Kleinunternehmer bis Ende 2027 von der E-Rechnungspflicht befreit. Als Empfänger gilt das nicht: Auch Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen von Lieferanten entgegenzunehmen.

Gilt die Pflicht auch, wenn mein Lieferant im Ausland sitzt?

Nein. Die Pflicht nach § 14 UStG gilt nur für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Rechnungen von ausländischen Lieferanten bleiben von dieser Regelung unberührt.

Muss ich meinen Steuerberater einbinden?

Empfehlenswert ja. Vor allem für die Archivierungspflicht (acht Jahre, XML unverändert) und die Frage, wie eingehende E-Rechnungen korrekt in Ihren Buchhaltungsworkflow integriert werden, ist der Steuerberater die richtige Ansprechperson. Die technische Plugin-Konfiguration in WooCommerce kann Ihr Webentwickler übernehmen.

Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?

Wenn Sie ab dem Zeitpunkt der Versandpflicht keine E-Rechnung ausstellen, riskieren Sie, dass der Empfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann, weil die Rechnung nicht konform ist. Das kann zu Reklamationen, Zahlungsverzögerungen und steuerlichen Konsequenzen führen. Die Finanzbehörde kann darüber hinaus nach § 26a UStG Bußgelder von bis zu 5.000 Euro verhängen. Konkretes Risiko: ein Lieferantenstreit, weil der Geschäftskunde die Rechnung ablehnt.

Müssen Sie selbst E-Rechnungen versenden? Was ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz gilt, lesen Sie in E-Rechnungspflicht ab 2027.