- WooCommerce erstellt und versendet Rechnungen nicht automatisch. Das erledigt ein Plugin wie WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips (kostenlos) oder die Pro-Version von Germanized.
- Jede Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten, darunter eine fortlaufende Rechnungsnummer und den geltenden Steuersatz.
- GoBD (die Aufbewahrungsregeln des Finanzamts für elektronische Belege) und § 147 AO verlangen: 8 Jahre Aufbewahrung, unveränderbar und maschinell auswertbar.
- Kleinunternehmer weisen nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer aus und brauchen auf der Rechnung einen Hinweis darauf.
WooCommerce schickt nach jeder Bestellung eine Bestätigungs-E-Mail. Eine ordnungsgemäße Rechnung nach deutschem Steuerrecht ist das nicht. Wer in Deutschland einen Onlineshop betreibt, muss Rechnungen mit den Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes ausstellen, sie GoBD-konform speichern und DSGVO-sicher verwalten. Das klingt nach viel, lässt sich aber mit dem richtigen Plugin automatisieren, und der initiale Aufwand liegt bei einer halben Stunde. Wer direkt einrichten will, springt zu Plugin einrichten: Schritt für Schritt, den rechtlichen Hintergrund dazu liefert der Rest des Artikels.
Warum WooCommerce allein nicht reicht
Die Bestätigungs-E-Mail von WooCommerce listet Bestellpositionen und Preise auf. Steuerrechtlich fehlen ihr aber die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: eine fortlaufende eindeutige Rechnungsnummer, die vollständige Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers, der exakte Nettobetrag pro Position und der ausgewiesene Steuerbetrag. Ohne diese Angaben kann ein gewerblicher Käufer aus der Bestellbestätigung keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Für reine B2C-Shops ist das weniger kritisch, aber auch dort bleibt die ordnungsgemäße Rechnung die Basis jeder steuerlichen Aufzeichnungspflicht. Die technische Grundkonfiguration dafür steht im Leitfaden zu Versand, Steuern und Rechtstexten in WooCommerce, bevor das Rechnungs-Plugin darüber aufbaut.
Pflichtangaben nach § 14 UStG: die vollständige Liste
§ 14 Abs. 4 UStG listet die zentralen Pflichtangaben. Für WooCommerce-Shops relevant sind vor allem diese Punkte, die auf jeder Rechnung über 250 Euro brutto stehen müssen (Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen siehe unten):
| Pflichtangabe | Erläuterung |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | Ihre Firma, Straße, Ort. Bei Einzelunternehmern der bürgerliche Name. |
| Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Ihr Kunde, so wie bei der Bestellung angegeben. |
| Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) | Eine der beiden. Die USt-IdNr. ist bei EU-Handel mit Unternehmern oft Pflicht. |
| Ausstellungsdatum der Rechnung | Das Datum, an dem die Rechnung tatsächlich erstellt wird, üblicherweise etwas später als das Bestelldatum. |
| Fortlaufende eindeutige Rechnungsnummer | Muss im gesamten Unternehmen einmalig sein. Lücken im Nummernkreis sind zulässig, Doppelungen nicht. |
| Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Dienstleistungen | Konkrete Bezeichnung, keine bloße Artikelnummer. |
| Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Bei Versandkauf: das voraussichtliche Lieferdatum oder ein Hinweis wie „Lieferdatum entspricht Rechnungsdatum“. |
| Nettobetrag pro Position und gesamt | Steuerbemessungsgrundlage, getrennt nach Steuersätzen. |
| Anzuwendender Steuersatz sowie der auf den Nettobetrag entfallende Steuerbetrag | Bei 19 % und 7 % im selben Auftrag: beide Positionen getrennt ausweisen. |
| Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts | Rabatte, die nicht bereits im Nettopreis eingerechnet sind. |
Quelle: § 14 Abs. 4 UStG (gesetze-im-internet.de) § 14b UStG: Aufbewahrung (gesetze-im-internet.de)
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (Brutto) nach § 33 UStDV dürfen vereinfacht ausgestellt werden: Name und Anschrift des Leistungsempfängers, die Steuernummer und die fortlaufende Rechnungsnummer entfallen, der Steuerbetrag muss nicht separat ausgewiesen werden, solange Bruttobetrag und Steuersatz angegeben sind. Für automatisch generierte WooCommerce-Rechnungen empfiehlt sich trotzdem immer die vollständige Form, da der administrative Mehraufwand für bedingte Logik den Nutzen übersteigt.
Plugin einrichten: Schritt für Schritt
Das Prinzip ist bei allen gängigen Plugins gleich: Sie installieren das Plugin, tragen einmalig Ihre Unternehmensdaten ein, wählen den Auslöser (in der Regel Zahlung eingegangen oder Bestellung abgeschlossen) und aktivieren den automatischen Versand an die Kunden-E-Mail-Adresse.
Schritt 1: Plugin installieren und aktivieren
Im WordPress-Backend unter Plugins / Installieren nach dem Plugin suchen, installieren und aktivieren. Für beide empfohlenen Plugins sind keine weiteren Systemvoraussetzungen nötig, WooCommerce muss aktiv sein.
Schritt 2: Stammdaten eintragen
In den Plugin-Einstellungen tragen Sie Ihren vollständigen Firmennamen, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. ein. Diese Daten erscheinen auf jeder Rechnung. Prüfen Sie die Angaben sorgfältig, denn ein Plugin kann nur ausstellen, was Sie ihm mitgeben.
Schritt 3: Rechnungsnummernkreis festlegen
Legen Sie ein Präfix (z.B. RE-2026-) und die Startnummer fest. Das Präfix ist optional, aber nützlich, wenn Sie parallele Nummernkreise für verschiedene Geschäftsbereiche führen. Wichtig: Starten Sie nie mitten im Jahr mit 1, wenn schon Rechnungen in einem anderen System vergeben wurden. Die Nummernkreise müssen unternehmensweit eindeutig sein.
Schritt 4: Versand-Trigger festlegen
Üblich und empfohlen ist der Status „Abgeschlossen“ oder „Verarbeitung“ als Auslöser, bei digitalen Produkten mit Sofortlieferung auch „Zahlung eingegangen“. Rechnungen bereits bei „In Bearbeitung“ zu erstellen ist zwar möglich, birgt aber das Risiko, Rechnungen für Bestellungen auszustellen, die später noch storniert werden.
Schritt 5: PDF-Vorlage anpassen
Die meisten Plugins bieten eine visuelle Vorlage oder Platzhalter-Variablen, mit denen Sie das PDF-Layout Ihrer CI anpassen. Logo hochladen, Farben setzen, Fußzeile mit Bankverbindung und Steuerhinweisen ergänzen.
Schritt 6: Testbestellung durchführen
Führen Sie eine kostenpflichtige Testbestellung (oder eine Bestellung mit Coupon auf 0 Euro) durch und prüfen Sie die erzeugte Rechnung gegen die Pflichtangaben-Tabelle weiter oben.
20 bis 30 Minuten dauert die Einrichtung typisch. Kritisch ist der letzte Schritt, die Testbestellung: Erst wenn die PDF-Rechnung gegen die Pflichtangaben-Liste geprüft ist, gilt die Einrichtung als abgeschlossen.
Plugin-Vergleich: WooCommerce PDF Invoices vs. Germanized
| Merkmal | WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips | Germanized für WooCommerce |
|---|---|---|
| Grundfunktion Kostenlos | Ja, vollständige Rechnungserstellung | Nein, PDF-Rechnungserstellung ist Teil der Pro-Version |
| Fokus | Rechnungen und Lieferscheine, schlank | Deutschland-Konformität: AGB, Widerrufsrecht, Rechnungen, OSS |
| Rechnungsarchiv im Backend | Über Erweiterung (Pro) | Nur in der Pro-Version |
| Unterstützte Auslöser | Frei wählbarer Bestellstatus | Frei wählbarer Bestellstatus |
| Steuersätze gemischter Warenkorb | Ja | Ja |
| Kleinunternehmer-Modus | Manuell per Vorlage | Integriert mit USt-Hinweis |
| Verfahrensdokumentation / GoBD-Hinweise | Nicht im Kern | Teilweise in der Pro-Version |
| Geeignet wenn | Sie nur Rechnungen brauchen, Rest schon geregelt | Sie Ihren WooCommerce-Shop von Grund auf DE-konform aufstellen |
Für einen Shop, der bereits technisch läuft und nur die Rechnungsautomatisierung nachziehen will, ist WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips in der kostenlosen Version der schlankere Weg. Wer einen Shop neu aufbaut oder noch Baustellen bei AGB, Widerrufsrecht und OSS hat, investiert die Zeit besser in Germanized, das diese Rechtstexte bereits kostenlos bündelt. Die eigentliche PDF-Rechnungserstellung ist bei Germanized allerdings ein Pro-Feature, ohne Pro-Version bleibt es bei den Rechtstexten und Sie brauchen für die Rechnung selbst zusätzlich ein reines Rechnungs-Plugin. Das WooCommerce Steuer-Setup muss in beiden Fällen korrekt konfiguriert sein, bevor das Rechnungs-Plugin darüber arbeitet.
GoBD: Aufbewahrung und Revisionssicherheit
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) des Bundesfinanzministeriums regeln, wie elektronische Rechnungen aufbewahrt werden müssen. Die vier zentralen Anforderungen:
| GoBD-Anforderung | Was das für Ihren WooCommerce-Shop bedeutet |
|---|---|
| Unveränderbarkeit | Eine ausgestellte Rechnung darf nachträglich nicht geändert werden. Das erzeugte PDF ist einzufrieren. Stornierungen erfordern eine separate Stornorechnung mit eigener Nummer (Details weiter unten). |
| 8 Jahre Aufbewahrungsfrist | Alle ausgestellten Rechnungen müssen 8 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechtsgrundlage: § 147 Abs. 3 AO. |
| Maschinelle Auswertbarkeit | Die Finanzbehörde muss im Rahmen einer Betriebsprüfung auf die Daten zugreifen können. Ein PDF-Archiv auf einem lokalen Rechner ohne Backup genügt nicht. |
| Verfahrensdokumentation | Sie müssen dokumentieren, wie Rechnungen erstellt, gespeichert und geschützt werden. Das muss kein langes Dokument sein, aber es muss existieren und aktuell sein. |
Quelle: GoBD-Schreiben des BMF, 2. Änderung vom 14.07.2025 (bundesfinanzministerium.de), die auf dem Ursprungsschreiben vom 28.11.2019 und der 1. Änderung vom 11.03.2024 aufbaut und unter anderem die E-Rechnungspflicht berücksichtigt.
Für einen kleinen Shop läuft die GoBD-Erfüllung auf vier Dinge hinaus: Rechnungen 8 Jahre unveränderbar aufbewahren, Korrekturen ausschließlich per Stornorechnung statt durch nachträgliches Ändern, ein Backup mit Revisionssicherheit und eine kurze schriftliche Verfahrensdokumentation.
In der Praxis bedeutet „maschinell auswertbar“, dass die Daten lesbar bleiben, also nicht nur auf einem einzelnen lokalen Rechner ohne Backup existieren. Für die meisten kleinen Shops reicht ein strukturiertes Archiv im Hosting-Backend oder eine Buchhaltungs-SaaS, die die Rechnungsdaten dauerhaft speichert. Das Backup ist der Knackpunkt: Die Daten müssen im Prüfungsfall schnell zugänglich sein.
Jahr eintragen, das Löschdatum berechnet sich nach § 147 Abs. 3 AO:
Stornorechnung statt Änderung
Ein häufiger Fehler in der Praxis: Die Adresse hat sich geändert oder ein Rabatt wurde übersehen, also wird die Rechnung kurzerhand im Plugin editiert. Das verstößt gegen die GoBD, denn die ursprüngliche Rechnung muss unveränderbar bleiben. Richtig ist der Umweg über eine Stornorechnung mit negativem Betrag und Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer, danach eine neue Rechnung mit den korrekten Daten.
DSGVO: Kundendaten auf Rechnungen und Auftragsverarbeitung
Rechnungen enthalten zwingend personenbezogene Daten des Kunden: Name, Adresse, bestellte Produkte. Hier treffen zwei Pflichten aufeinander: die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht (8 Jahre) und das datenschutzrechtliche Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO.
Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO stellt das ausdrücklich klar: Das Recht auf Löschung gilt nicht, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO ist genau eine solche Verpflichtung. Sie dürfen Rechnungsdaten also trotz Löschantrags behalten, solange die Frist läuft. Informieren Sie den Kunden darüber schriftlich.
Auftragsverarbeitung bei Cloud-Buchhaltung
Wenn Sie eine Cloud-Buchhaltungssoftware nutzen (z.B. Lexware, DATEV, sevDesk, Billomat oder ähnliche) und Rechnungsdaten dorthin übertragen, verarbeitet ein Dritter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Dafür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO Pflicht. Die meisten seriösen Anbieter stellen diesen Vertrag in ihren Kontoeinstellungen bereit. Wenn Sie nur das WooCommerce-Plugin ohne externe Cloud nutzen und die Daten auf Ihrem Hosting-Server bleiben, brauchen Sie keinen AVV. Mehr zur AVV-Pflicht erklärt der Artikel Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Pflichten, Inhalt und typische Fehler. Der Speicherort selbst ist dabei unkritisch: Nach § 146 Abs. 2a AO dürfen Sie elektronische Bücher und Rechnungen ohne gesonderte Genehmigung in jedem EU-Mitgliedstaat führen und aufbewahren, solange die Finanzbehörde vollen Datenzugriff hat. Erst bei einem Anbieter mit Servern außerhalb der EU brauchen Sie vorab die schriftliche Genehmigung des Finanzamts (§ 146 Abs. 2b AO).
In Ihrer Datenschutzerklärung müssen Sie außerdem transparent machen, dass Rechnungsdaten zu steuerlichen Zwecken 8 Jahre gespeichert werden. Das ist Teil der Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO.
Sonderfall Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Steuersatz und Steuerbetrag entfallen, das ist die einzige Ausnahme von den Pflichtangaben nach § 14 UStG für Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG. Sie weisen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus, brauchen dafür aber einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel: „Kein Ausweis der Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG.“ Dieser Hinweis ist seit der Kleinunternehmer-Reform 2025 nicht nur üblich, sondern nach § 34a Nr. 5 UStDV ausdrücklich vorgeschrieben, weil Kleinunternehmer-Umsätze jetzt als steuerfrei gelten.
| Position | Regelbesteuerung | Kleinunternehmer (§ 19 UStG) |
|---|---|---|
| Name und Anschrift | Pflicht | Pflicht |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Pflicht | Pflicht (Steuernummer genügt) |
| Rechnungsdatum und -nummer | Pflicht | Pflicht |
| Leistungsbeschreibung und Datum | Pflicht | Pflicht |
| Nettobetrag | Pflicht | Entfällt: Es wird nur der Bruttobetrag ausgewiesen |
| Steuersatz und Steuerbetrag | Pflicht | Entfällt: Hinweis auf § 19 UStG stattdessen |
Quelle: § 19 UStG (gesetze-im-internet.de)
Germanized hat für den Kleinunternehmer-Modus eine eigene Option in den Plugin-Einstellungen, bei PDF Invoices & Packing Slips tragen Sie den Hinweis stattdessen als angepassten Fußzeilentext ein. Am Ende zählt in beiden Fällen dasselbe: kein Steuerausweis auf der Rechnung, und der § 19-Hinweis gut sichtbar.
Die Kleinunternehmerregelung gilt für den gesamten Umsatz des Unternehmens, nicht nur für den WooCommerce-Shop. Zwei Grenzen sind dabei zu beachten: Wird die Vorjahresgrenze von 25.000 Euro überschritten, entfällt die Regelung im Folgejahr. Wird dagegen die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr gerissen, endet die Kleinunternehmerregelung sofort: Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, unterliegt in voller Höhe der Regelbesteuerung, nicht erst der Umsatz des Folgejahres (UStAE Abschnitt 19.1 Abs. 2). Passen Sie das Plugin in beiden Fällen umgehend an.
Ausblick: E-Rechnungspflicht im B2B
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 gilt die Pflicht zum Versand im B2B-Bereich gestaffelt. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD sind dabei die deutschen Standards. Für B2C-Shops, die ausschließlich an Verbraucher verkaufen, besteht vorerst keine Pflicht zur E-Rechnung. Alle Details zu Fristen, Formaten und was das konkret für WooCommerce-Shops bedeutet, erklärt der Artikel WooCommerce E-Rechnung: Was ab 2025/2026 für Shops gilt.
Für Fortgeschrittene · überspringbar
Profi-Block: Verfahrensdokumentation und Cloud-Buchhaltung
Dieser Abschnitt richtet sich an Shop-Betreiber, die bereits das Plugin laufen haben und die GoBD-Anforderungen vollständig erfüllen wollen. Einsteiger können ihn zunächst überspringen.
Verfahrensdokumentation schreiben
Eine Verfahrensdokumentation für elektronische Buchführungssysteme verlangen die GoBD, sie beschreibt, wie Rechnungen im Shop entstehen, gespeichert und vor Änderungen geschützt werden. Für einen kleinen WooCommerce-Shop reicht dafür ein bis zwei Seiten, die diese Punkte abdecken:
- Welches Plugin erstellt Rechnungen (Name, Version, URL)?
- Welcher Bestellstatus löst die Rechnungserstellung aus?
- Wo werden die PDFs gespeichert (Hosting-Pfad, externer Dienst)?
- Wie ist sichergestellt, dass PDFs nicht nachträglich überschrieben werden?
- Wie und wie oft werden die Daten gesichert (Backup-Konzept)?
- Wer hat Zugriff auf das Rechnungsarchiv?
Dieses Dokument gehört nicht ins Shop-Backend, sondern liegt als PDF oder Word-Datei archiviert beim Steuerberater oder in der eigenen Ablage. Es muss aktuell gehalten werden, also bei Plugin-Updates oder Prozessänderungen angepasst werden.
Rechnungen aus WooCommerce in die Buchhaltung überführen
Die gängige Praxis für kleine Shops: Das Plugin speichert die PDFs im Hosting, der Betreiber lädt sie monatlich herunter und übergibt sie dem Steuerberater oder importiert sie in eine Buchhaltungs-SaaS. Wer das automatisieren will, nutzt WooCommerce-Schnittstellen zu DATEV, Lexware oder sevDesk, die die Rechnungsdaten direkt übernehmen. In diesem Fall ist der AVV mit dem Buchhaltungsanbieter Pflicht. Ein direkter DATEV-Export ist z.B. über Germanized Pro oder spezialisierte Schnittstellen-Plugins möglich.
Nummernkreis bei Jahreswechsel
Ein Jahreswechsel im Nummernkreis (z.B. RE-2025-00001, RE-2026-00001) ist technisch erlaubt, aber nicht zwingend nötig. Entscheidend ist allein, dass keine Doppelungen entstehen und die Nummern pro Nummernkreis wirklich fortlaufend sind, Lücken durch stornierte oder nicht versandte Rechnungen dürfen bestehen bleiben.
Ein typisches Beispiel aus der Praxis
So sieht die Ausgangslage bei vielen kleinen WooCommerce-Shops aus: ein Mode-Shop mit rund 60 Bestellungen im Monat, gewachsen aus einem Nebenprojekt. Der Inhaber verschickt nach jeder Bestellung eine selbst erstellte Word-Rechnung per E-Mail. Die Nummernvergabe ist uneinheitlich, Rechnungen fehlen im Archiv, und der Nummernkreis wäre bei einer Betriebsprüfung nicht lückenlos nachvollziehbar.
Nach der Umstellung auf ein Rechnungs-Plugin läuft der Ablauf automatisiert. Sobald eine Zahlung eingeht, erstellt das Plugin die Rechnung, verschickt sie per E-Mail und speichert das PDF. Die Rechnungsnummern laufen lückenlos fortlaufend, die PDFs werden unveränderbar archiviert. Eine kurze Verfahrensdokumentation, die der Steuerberater gegenzeichnet, schließt die GoBD-Lücke. Für die Umstellung selbst reicht in so einem Fall meist ein Nachmittag: Plugin einrichten, Stammdaten eintragen, Nummernkreis fortführen, Testbestellung prüfen. Der laufende Pflegeaufwand danach ist minimal.
Aus unserer Sicht wird die Rechnungsstellung in WooCommerce gerne größer verkauft, als sie ist. Fakturierungs-Anbieter werben damit, WooCommerce könne „keine rechtskonformen Rechnungen“ erstellen, und positionieren dafür ihre eigene Warenwirtschaft. Für einen Shop mit einem Verkaufskanal und überschaubarem Bestellvolumen stimmt das so nicht: Ein sauber konfiguriertes Plugin, ein durchdachter Nummernkreis und eine Seite Verfahrensdokumentation erfüllen die GoBD-Anforderungen vollständig, ohne monatliche Zusatzkosten für ein externes System. Der Wechsel zu einer Cloud-Fakturierung lohnt sich erst, wenn Rechnungen automatisch in eine Buchhaltungssoftware, ein Warenlager oder mehrere Verkaufskanäle einfließen sollen, nicht schon für die reine Rechnungspflicht.
Sofort-Checkliste: Rechnungsstellung GoBD-sicher
- Plugin installiert und Stammdaten (Firma, Adresse, Steuernummer) vollständig eingetragen?
- Fortlaufender Rechnungsnummernkreis konfiguriert, keine Überschneidung mit Altnummern?
- Richtiger Auslöser gesetzt (Zahlung eingegangen oder Bestellung abgeschlossen)?
- Testbestellung durchgeführt und PDF gegen alle Pflichtangaben nach § 14 UStG geprüft?
- Kleinunternehmer-Hinweis auf Rechnung, wenn § 19 UStG gilt?
- Rechnungen unveränderbar gespeichert (kein manuelles Überschreiben möglich)?
- Backup für das Rechnungsarchiv eingerichtet und getestet?
- Aufbewahrungsdauer von 8 Jahren technisch und organisatorisch sichergestellt (Löschdatum je Jahrgang mit dem Rechner oben geprüft)?
- Bei Cloud-Buchhaltung: AVV mit dem Anbieter abgeschlossen?
- Verfahrensdokumentation vorhanden und beim Steuerberater hinterlegt?
- Datenschutzerklärung enthält Hinweis auf 8-jährige Aufbewahrung von Rechnungsdaten?
- WooCommerce-Bestellbestätigungen sind keine Rechnungen. Für steuerrechtskonforme Rechnungen brauchen Sie ein Plugin.
- § 14 Abs. 4 UStG listet die zentralen Pflichtangaben, darunter fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer und ausgewiesener Steuerbetrag.
- Die GoBD verlangen Unveränderbarkeit, 8 Jahre Aufbewahrung, maschinelle Auswertbarkeit und eine Verfahrensdokumentation.
- Kundendaten auf Rechnungen dürfen trotz DSGVO-Löschanfragen 8 Jahre gespeichert bleiben. Die steuerliche Pflicht hat Vorrang.
Häufige Fragen
Muss ich in WooCommerce überhaupt Rechnungen ausstellen?
Bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen an andere Unternehmen ist die Rechnungsstellung nach § 14 UStG Pflicht. Gegenüber Verbrauchern (B2C) gibt es diese gesetzliche Pflicht dagegen nicht, außer der Kunde verlangt die Rechnung ausdrücklich oder Sie sind handelsrechtlich zur Buchführung verpflichtet. Trotzdem stellen in der Praxis fast alle Shops auch im B2C-Bereich Rechnungen aus, schon für die eigene saubere Buchführung.
Welches Plugin empfehlen Sie für einen kleinen WooCommerce-Shop?
Für die reine Rechnungsautomatisierung: WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips, kostenlos und ausreichend. Fehlen noch AGB, Widerrufsrecht oder Steuer-Grundlagen, lohnt sich Germanized als Gesamtpaket, die PDF-Rechnung selbst kommt dort aber erst mit der Pro-Version dazu.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 muss bis mindestens 31. Dezember 2034 aufbewahrt werden. Rechtsgrundlage sind § 147 Abs. 3 AO und § 14b UStG, die die Frist durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt haben. Die verkürzte Frist gilt für alle Rechnungen, deren alte Zehn-Jahres-Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war, also praktisch für jede Rechnung, die Sie heute noch aufbewahren.
Darf ich eine ausgestellte Rechnung korrigieren?
Nein, nicht durch Bearbeitung der ursprünglichen Rechnung. Korrekturen erfolgen durch eine Stornorechnung (mit negativem Betrag und Verweis auf die ursprüngliche Nummer) und anschließend eine neue Rechnung. Das ist die GoBD-konforme Methode. Viele WooCommerce-Plugins haben dafür eine eigene Stornofunktion im Bestellübersicht-Bereich.
Kann ein Kunde verlangen, dass ich seine Rechnungsdaten lösche?
Nicht, solange die steuerliche Aufbewahrungsfrist läuft. Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO stellt klar, dass gesetzliche Aufbewahrungspflichten dem Löschanspruch vorgehen. Sie müssen den Kunden darüber informieren und können die Löschung für die Dauer der Aufbewahrungsfrist ablehnen.
Was ändert sich für mich als Kleinunternehmer bei der Rechnungsstellung?
Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und nennen keinen Steuersatz auf der Rechnung. Stattdessen muss die Rechnung einen Hinweis auf § 19 UStG enthalten. Alle anderen Pflichtangaben (Name, Adresse, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Datum) bleiben dieselben.
Was ist eine Verfahrensdokumentation und brauche ich sie?
Ja, die GoBD verlangen sie für elektronische Buchführungssysteme. Sie beschreibt, wie Rechnungen in Ihrem Shop erstellt, gespeichert und vor Änderungen geschützt werden. Für einen kleinen Shop reichen zwei Seiten, die Sie mit Ihrem Steuerberater abstimmen und hinterlegen. Der Aufwand ist einmalig und klein im Vergleich zu den Risiken einer fehlenden Dokumentation bei einer Betriebsprüfung.
Muss ich für meine WooCommerce-Rechnung die E-Rechnungs-Formate XRechnung oder ZUGFeRD nutzen?
Für B2C-Verkäufe an Verbraucher noch nicht. Die E-Rechnungspflicht gilt schrittweise ab 2025/2027 primär für B2B-Umsätze. Wenn Sie an Unternehmen verkaufen, sollten Sie die aktuellen Fristen prüfen. Alle Details dazu stehen im Artikel WooCommerce E-Rechnung: Was ab 2025/2026 für Shops gilt.
Ab welchem Datum darf ich eine alte Rechnung konkret löschen?
Ab dem 1. Januar des neunten Jahres nach dem Rechnungsjahr. Eine Rechnung aus 2023 dürfen Sie frühestens ab dem 1. Januar 2032 löschen: Die Frist beginnt mit dem 31. Dezember 2023 und endet acht volle Jahre später am 31. Dezember 2031. Den genauen Termin für ein beliebiges Jahr liefert der Rechner weiter oben in diesem Artikel.
Was passiert, wenn ich keine ordnungsgemäßen Rechnungen ausstelle?
Fehlende oder fehlerhafte Rechnungen können bei einer Betriebsprüfung zu Steuernachzahlungen, Schätzung der Besteuerungsgrundlagen und in schweren Fällen zu Bußgeldern führen. Gewerbliche Käufer verlieren außerdem den Vorsteuerabzug, wenn Ihre Rechnung die Pflichtangaben nicht enthält. Das kann zu Rückabwicklungen und Regressansprüchen führen. Mit einem korrekt eingerichteten Rechnungs-Plugin und der Checkliste oben lässt sich dieses Risiko mit wenig Aufwand vollständig vermeiden.