- WooCommerce erstellt und versendet Rechnungen nicht automatisch. Das erledigt ein Plugin wie WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips oder Germanized.
- Jede Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten, darunter eine fortlaufende Rechnungsnummer und den geltenden Steuersatz.
- GoBD und § 147 AO verlangen: 8 Jahre Aufbewahrung, unveränderbar und maschinell auswertbar.
- Kleinunternehmer weisen nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer aus und brauchen auf der Rechnung einen Hinweis darauf.
WooCommerce schickt nach jeder Bestellung eine Bestätigungs-E-Mail. Eine ordnungsgemäße Rechnung nach deutschem Steuerrecht ist das nicht. Wer in Deutschland einen Onlineshop betreibt, muss Rechnungen mit den Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes ausstellen, sie GoBD-konform speichern und DSGVO-sicher verwalten. Das klingt nach viel, lässt sich aber mit dem richtigen Plugin automatisieren, und der initiale Aufwand liegt bei einer halben Stunde.
Warum WooCommerce allein nicht reicht
Die Bestätigungs-E-Mail von WooCommerce listet Bestellpositionen und Preise auf. Steuerrechtlich fehlen ihr aber die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: eine fortlaufende eindeutige Rechnungsnummer, die vollständige Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers, der exakte Nettobetrag pro Position und der ausgewiesene Steuerbetrag. Ohne diese Angaben kann ein gewerblicher Käufer aus der Bestellbestätigung keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Für reine B2C-Shops ist das weniger kritisch, aber auch dort ist die ordnungsgemäße Rechnung die Basis jeder steuerlichen Aufzeichnungspflicht.
Der Unterschied liegt im Detail: Eine Bestellbestätigung dokumentiert, was bestellt wurde. Eine Rechnung belegt den Umsatz und erlaubt dem Käufer den Vorsteuerabzug. Im Leitfaden zu Versand, Steuern und Rechtstexten in WooCommerce finden Sie die technische Grundkonfiguration, bevor das Rechnungs-Plugin darüber aufbaut.
Pflichtangaben nach § 14 UStG: die vollständige Liste
§ 14 Abs. 4 UStG zählt die Pflichtangaben abschließend auf. Alle folgenden Punkte müssen auf jeder Rechnung über 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV haben vereinfachte Anforderungen) stehen:
| Pflichtangabe | Erläuterung |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | Ihre Firma, Straße, Ort. Bei Einzelunternehmern der bürgerliche Name. |
| Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Ihr Kunde, so wie bei der Bestellung angegeben. |
| Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) | Eine der beiden. Die USt-IdNr. ist bei EU-Handel mit Unternehmern oft Pflicht. |
| Ausstellungsdatum der Rechnung | Nicht das Bestelldatum, sondern das Datum der Rechnungserstellung. |
| Fortlaufende eindeutige Rechnungsnummer | Muss im gesamten Unternehmen einmalig sein. Lücken im Nummernkreis sind zulässig, Doppelungen nicht. |
| Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Dienstleistungen | Konkrete Bezeichnung, keine bloße Artikelnummer. |
| Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Bei Versandkauf: das voraussichtliche Lieferdatum oder ein Hinweis wie „Lieferdatum entspricht Rechnungsdatum“. |
| Nettobetrag pro Position und gesamt | Steuerbemessungsgrundlage, getrennt nach Steuersätzen. |
| Anzuwendender Steuersatz sowie der auf den Nettobetrag entfallende Steuerbetrag | Bei 19 % und 7 % im selben Auftrag: beide Positionen getrennt ausweisen. |
| Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts | Rabatte, die nicht bereits im Nettopreis eingerechnet sind. |
Quelle: § 14 Abs. 4 UStG (gesetze-im-internet.de) § 14b UStG: Aufbewahrung (gesetze-im-internet.de)
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (Brutto) nach § 33 UStDV dürfen vereinfacht ausgestellt werden: Name und Anschrift des Leistungsempfängers und die Steuernummer entfallen, der Steuerbetrag muss nicht separat ausgewiesen werden, solange Bruttobetrag und Steuersatz angegeben sind. Für automatisch generierte WooCommerce-Rechnungen empfiehlt sich trotzdem immer die vollständige Form, da der administrative Mehraufwand für bedingte Logik den Nutzen übersteigt.
Plugin einrichten: Schritt für Schritt
Das Prinzip ist bei allen gängigen Plugins gleich: Sie installieren das Plugin, tragen einmalig Ihre Unternehmensdaten ein, wählen den Auslöser (in der Regel Zahlung eingegangen oder Bestellung abgeschlossen) und aktivieren den automatischen Versand an die Kunden-E-Mail-Adresse.
Schritt 1: Plugin installieren und aktivieren
Im WordPress-Backend unter Plugins / Installieren nach dem Plugin suchen, installieren und aktivieren. Für beide empfohlenen Plugins sind keine weiteren Systemvoraussetzungen nötig, WooCommerce muss aktiv sein.
Schritt 2: Stammdaten eintragen
In den Plugin-Einstellungen tragen Sie Ihren vollständigen Firmennamen, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. ein. Diese Daten erscheinen auf jeder Rechnung. Prüfen Sie die Angaben sorgfältig, denn ein Plugin kann nur ausstellen, was Sie ihm mitgeben.
Schritt 3: Rechnungsnummernkreis festlegen
Legen Sie ein Präfix (z.B. RE-2026-) und die Startnummer fest. Das Präfix ist optional, aber nützlich, wenn Sie parallele Nummernkreise für verschiedene Geschäftsbereiche führen. Wichtig: Starten Sie nie mitten im Jahr mit 1, wenn schon Rechnungen in einem anderen System vergeben wurden. Die Nummernkreise müssen unternehmensweit eindeutig sein.
Schritt 4: Versand-Trigger festlegen
Wählen Sie den Auslöser für die automatische Rechnungsstellung. Üblich und empfohlen: Status „Abgeschlossen“ oder „Verarbeitung“ (bei digitalen Produkten, die sofort geliefert werden) oder „Zahlung eingegangen“. Rechnungen bei Status „In Bearbeitung“ zu erstellen ist möglich, birgt aber das Risiko, Rechnungen für Bestellungen auszustellen, die später storniert werden.
Schritt 5: PDF-Vorlage anpassen
Die meisten Plugins bieten eine visuelle Vorlage oder Platzhalter-Variablen, mit denen Sie das PDF-Layout Ihrer CI anpassen. Logo hochladen, Farben setzen, Fußzeile mit Bankverbindung und Steuerhinweisen ergänzen.
Schritt 6: Testbestellung durchführen
Führen Sie eine kostenpflichtige Testbestellung (oder eine Bestellung mit Coupon auf 0 Euro) durch und prüfen Sie die erzeugte Rechnung gegen die Pflichtangaben-Checkliste weiter unten.
Plugin-Vergleich: WooCommerce PDF Invoices vs. Germanized
| Merkmal | WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips | Germanized für WooCommerce |
|---|---|---|
| Grundfunktion Kostenlos | Ja, vollständige Rechnungserstellung | Ja, als Teil des umfangreichen Germanized-Plugins |
| Fokus | Rechnungen und Lieferscheine, schlank | Deutschland-Konformität: AGB, Widerrufsrecht, Rechnungen, OSS |
| Rechnungsarchiv im Backend | Über Erweiterung (Pro) | Ja, in der kostenlosen Version |
| Unterstützte Auslöser | Frei wählbarer Bestellstatus | Frei wählbarer Bestellstatus |
| Steuersätze gemischter Warenkorb | Ja | Ja |
| Kleinunternehmer-Modus | Manuell per Vorlage | Integriert mit USt-Hinweis |
| Verfahrensdokumentation / GoBD-Hinweise | Nicht im Kern | Teilweise in der Pro-Version |
| Geeignet wenn | Sie nur Rechnungen brauchen, Rest schon geregelt | Sie Ihren WooCommerce-Shop von Grund auf DE-konform aufstellen |
Für einen Shop, der bereits technisch läuft und nur die Rechnungsautomatisierung nachziehen will, ist WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips der schlankere Weg. Wer einen Shop neu aufbaut oder noch Baustellen bei AGB, Widerrufsrecht und OSS hat, investiert die Zeit besser in Germanized, das diese Themen bündelt. Das WooCommerce Steuer-Setup muss in beiden Fällen korrekt konfiguriert sein, bevor das Rechnungs-Plugin darüber arbeitet.
GoBD: Aufbewahrung und Revisionssicherheit
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) des Bundesfinanzministeriums regeln, wie elektronische Rechnungen aufbewahrt werden müssen. Die vier zentralen Anforderungen:
| GoBD-Anforderung | Was das für Ihren WooCommerce-Shop bedeutet |
|---|---|
| Unveränderbarkeit | Eine ausgestellte Rechnung darf nachträglich nicht geändert werden. Das erzeugte PDF ist einzufrieren. Stornierungen erfordern eine separate Stornorechnung mit eigener Nummer. |
| 8 Jahre Aufbewahrungsfrist | Alle ausgestellten Rechnungen müssen 8 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechtsgrundlage: § 147 Abs. 3 AO. |
| Maschinelle Auswertbarkeit | Die Finanzbehörde muss im Rahmen einer Betriebsprüfung auf die Daten zugreifen können. Ein PDF-Archiv auf einem lokalen Rechner ohne Backup genügt nicht. |
| Verfahrensdokumentation | Sie müssen dokumentieren, wie Rechnungen erstellt, gespeichert und geschützt werden. Das muss kein langes Dokument sein, aber es muss existieren und aktuell sein. |
Quelle: GoBD-Schreiben des BMF vom 28.11.2019 (bundesfinanzministerium.de). Maßgeblich ist diese Fassung in der durch die BMF-Schreiben vom 11.03.2024 und vom 14.07.2025 geänderten Form, die unter anderem die E-Rechnungspflicht berücksichtigt.
In der Praxis bedeutet „maschinell auswertbar“, dass die Daten lesbar bleiben, also nicht nur auf einem einzelnen lokalen Rechner ohne Backup existieren. Für die meisten kleinen Shops reicht ein strukturiertes Archiv im Hosting-Backend oder eine Buchhaltungs-SaaS, die die Rechnungsdaten dauerhaft speichert. Das Backup ist der Knackpunkt: Die Daten müssen im Prüfungsfall schnell zugänglich sein.
Stornorechnung statt Änderung
Das ist ein häufiger Fehler: Eine Rechnung wird nachträglich im Plugin editiert, weil sich z.B. die Adresse geändert hat oder ein Rabatt übersehen wurde. Das verstößt gegen die GoBD, weil die ursprüngliche Rechnung unveränderbar sein muss. Der korrekte Weg: Die ursprüngliche Rechnung stornieren (Stornorechnung mit negativem Betrag und Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer), dann eine neue Rechnung mit korrekten Daten ausstellen.
DSGVO: Kundendaten auf Rechnungen und Auftragsverarbeitung
Rechnungen enthalten zwingend personenbezogene Daten des Kunden: Name, Adresse, bestellte Produkte. Hier treffen zwei Pflichten aufeinander: die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht (8 Jahre) und das datenschutzrechtliche Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO.
Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO stellt das ausdrücklich klar: Das Recht auf Löschung gilt nicht, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO ist genau eine solche Verpflichtung. Sie dürfen Rechnungsdaten also trotz Löschantrags behalten, solange die Frist läuft. Informieren Sie den Kunden darüber schriftlich.
Auftragsverarbeitung bei Cloud-Buchhaltung
Wenn Sie eine Cloud-Buchhaltungssoftware nutzen (z.B. Lexware, DATEV, sevDesk, Billomat oder ähnliche) und Rechnungsdaten dorthin übertragen, verarbeitet ein Dritter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Dafür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO Pflicht. Die meisten seriösen Anbieter stellen diesen Vertrag in ihren Kontoeinstellungen bereit. Wenn Sie nur das WooCommerce-Plugin ohne externe Cloud nutzen und die Daten auf Ihrem Hosting-Server bleiben, brauchen Sie keinen AVV. Mehr zur AVV-Pflicht erklärt der Artikel Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Pflichten, Inhalt und typische Fehler.
In Ihrer Datenschutzerklärung müssen Sie außerdem transparent machen, dass Rechnungsdaten zu steuerlichen Zwecken 8 Jahre gespeichert werden. Das ist Teil der Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO.
Sonderfall Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG weisen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Die Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten trotzdem, mit einer Ausnahme: Steuersatz und Steuerbetrag entfallen. Dafür muss die Rechnung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten, z.B.: „Kein Ausweis der Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG.“
| Position | Regelbesteuerung | Kleinunternehmer (§ 19 UStG) |
|---|---|---|
| Name und Anschrift | Pflicht | Pflicht |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Pflicht | Pflicht (Steuernummer genügt) |
| Rechnungsdatum und -nummer | Pflicht | Pflicht |
| Leistungsbeschreibung und Datum | Pflicht | Pflicht |
| Nettobetrag | Pflicht | Entfällt: Es wird nur der Bruttobetrag ausgewiesen |
| Steuersatz und Steuerbetrag | Pflicht | Entfällt: Hinweis auf § 19 UStG stattdessen |
Quelle: § 19 UStG (gesetze-im-internet.de)
In WooCommerce-Plugins setzen Sie den Kleinunternehmer-Modus in den Plugin-Einstellungen. Germanized hat dafür eine eigene Option, PDF Invoices & Packing Slips erfordert den Hinweis als angepassten Fußzeilentext. Prüfen Sie in jedem Fall, ob die erzeugte Rechnung keinen Steuerausweis enthält und der § 19-Hinweis deutlich sichtbar ist.
Wichtig: Die Kleinunternehmerregelung gilt für den gesamten Umsatz des Unternehmens, nicht nur für den WooCommerce-Shop. Überschreiten Sie die Vorjahresgrenze von 25.000 Euro, entfällt die Kleinunternehmerregelung im Folgejahr. Reißen Sie dagegen die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr, müssen Sie bereits ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet, Umsatzsteuer ausweisen – die Regelung entfällt sofort, nicht erst zum Jahreswechsel (UStAE Abschnitt 19.1 Abs. 2). Passen Sie das Plugin in beiden Fällen umgehend an und informieren Sie Ihren Steuerberater.
Ausblick: E-Rechnungspflicht im B2B
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 gilt die Pflicht zum Versand im B2B-Bereich gestaffelt. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD sind dabei die deutschen Standards. Für B2C-Shops, die ausschließlich an Verbraucher verkaufen, besteht vorerst keine Pflicht zur E-Rechnung. Alle Details zu Fristen, Formaten und was das konkret für WooCommerce-Shops bedeutet, erklärt der Artikel WooCommerce E-Rechnung: Was ab 2025/2026 für Shops gilt.
Profi-Block: Verfahrensdokumentation und Cloud-Buchhaltung
Dieser Abschnitt richtet sich an Shop-Betreiber, die bereits das Plugin laufen haben und die GoBD-Anforderungen vollständig erfüllen wollen. Einsteiger können ihn zunächst überspringen.
Verfahrensdokumentation schreiben
Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation für elektronische Buchführungssysteme. Sie muss beschreiben, wie Rechnungen im Shop entstehen, gespeichert und vor Änderungen geschützt werden. Für einen kleinen Shop mit WooCommerce reicht ein ein bis zwei Seiten langes Dokument, das folgende Punkte abdeckt:
- Welches Plugin erstellt Rechnungen (Name, Version, URL)?
- Welcher Bestellstatus löst die Rechnungserstellung aus?
- Wo werden die PDFs gespeichert (Hosting-Pfad, externer Dienst)?
- Wie ist sichergestellt, dass PDFs nicht nachträglich überschrieben werden?
- Wie und wie oft werden die Daten gesichert (Backup-Konzept)?
- Wer hat Zugriff auf das Rechnungsarchiv?
Dieses Dokument gehört nicht ins Shop-Backend, sondern liegt als PDF oder Word-Datei archiviert beim Steuerberater oder in der eigenen Ablage. Es muss aktuell gehalten werden, also bei Plugin-Updates oder Prozessänderungen angepasst werden.
Rechnungen aus WooCommerce in die Buchhaltung überführen
Die gängige Praxis für kleine Shops: Das Plugin speichert die PDFs im Hosting, der Betreiber lädt sie monatlich herunter und übergibt sie dem Steuerberater oder importiert sie in eine Buchhaltungs-SaaS. Wer das automatisieren will, nutzt WooCommerce-Schnittstellen zu DATEV, Lexware oder sevDesk, die die Rechnungsdaten direkt übernehmen. In diesem Fall ist der AVV mit dem Buchhaltungsanbieter Pflicht. Ein direkter DATEV-Export ist z.B. über Germanized Pro oder spezialisierte Schnittstellen-Plugins möglich.
Nummernkreis bei Jahreswechsel
Technisch ist ein Jahreswechsel im Nummernkreis erlaubt (z.B. RE-2025-00001, RE-2026-00001), aber nicht zwingend. Wichtig ist, dass keine Doppelungen entstehen und die Nummern pro Nummernkreis wirklich fortlaufend sind. Lücken durch stornierte oder nicht versandte Rechnungen sind zulässig und müssen nicht erklärt werden.
Praxisbeispiel aus einem Kundenprojekt
In einem WooCommerce-Shop für handgemachte Textilien, den wir betreut haben, lief die Rechnungsstellung über zwei Jahre manuell: Der Inhaber schickte nach jeder Bestellung eine selbst erstellte Word-Rechnung per E-Mail. Probleme dabei: Die Nummernvergabe war uneinheitlich, einzelne Rechnungen fehlten im Archiv, und eine Betriebsprüfung hätte den Nummernkreis nicht lückenlos nachvollziehen können.
Nach der Umstellung auf WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips war der Ablauf vollständig automatisiert. Sobald eine Zahlung einging, erstellte das Plugin die Rechnung, verschickte sie per E-Mail und speicherte das PDF im Hosting-Verzeichnis. Die Rechnungsnummern waren ab sofort lückenlos fortlaufend, das Plugin speicherte die PDFs unveränderbar. Eine einfache Verfahrensdokumentation auf zwei Seiten, die der Steuerberater gegengezeichnet hat, schloss die GoBD-Lücke. Der initiale Aufwand lag bei unter einer Stunde, der laufende Aufwand bei null.
- Plugin installiert und Stammdaten (Firma, Adresse, Steuernummer) vollständig eingetragen?
- Fortlaufender Rechnungsnummernkreis konfiguriert, keine Überschneidung mit Altnummern?
- Richtiger Auslöser gesetzt (Zahlung eingegangen oder Bestellung abgeschlossen)?
- Testbestellung durchgeführt und PDF gegen alle Pflichtangaben nach § 14 UStG geprüft?
- Kleinunternehmer-Hinweis auf Rechnung, wenn § 19 UStG gilt?
- Rechnungen unveränderbar gespeichert (kein manuelles Überschreiben möglich)?
- Backup für das Rechnungsarchiv eingerichtet und getestet?
- Aufbewahrungsdauer von 8 Jahren technisch und organisatorisch sichergestellt?
- Bei Cloud-Buchhaltung: AVV mit dem Anbieter abgeschlossen?
- Verfahrensdokumentation vorhanden und beim Steuerberater hinterlegt?
- Datenschutzerklärung enthält Hinweis auf 8-jährige Aufbewahrung von Rechnungsdaten?
- WooCommerce-Bestellbestätigungen sind keine Rechnungen. Für steuerrechtskonforme Rechnungen brauchen Sie ein Plugin.
- § 14 Abs. 4 UStG listet zehn Pflichtangaben, darunter fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer und ausgewiesener Steuerbetrag.
- Die GoBD verlangen Unveränderbarkeit, 8 Jahre Aufbewahrung, maschinelle Auswertbarkeit und eine Verfahrensdokumentation.
- Kundendaten auf Rechnungen dürfen trotz DSGVO-Löschanfragen 8 Jahre gespeichert bleiben. Die steuerliche Pflicht hat Vorrang.
Häufige Fragen
Muss ich in WooCommerce überhaupt Rechnungen ausstellen?
Ja, wenn Sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmen erbringen, ist die Rechnungsstellung nach § 14 UStG Pflicht. Gegenüber Verbrauchern (B2C) besteht keine gesetzliche Pflicht zur Rechnungsstellung, es sei denn, der Kunde verlangt sie oder Sie sind handelsrechtlich zur Buchführung verpflichtet. In der Praxis stellen fast alle Shops auch im B2C-Bereich Rechnungen aus, allein um die eigene Buchführung sauber zu halten und den Kunden einen Beleg zu liefern.
Welches Plugin empfehlen Sie für einen kleinen WooCommerce-Shop?
Für einen Shop, der bereits konfiguriert ist und nur Rechnungen automatisieren will: WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips in der kostenlosen Version. Für einen Neuaufbau oder wenn noch Baustellen bei AGB, Widerrufsrecht und Steuern vorhanden sind: Germanized für WooCommerce, das diese Themen bündelt und aus einer Hand löst.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 muss bis mindestens 31. Dezember 2034 aufbewahrt werden. Rechtsgrundlage sind § 147 Abs. 3 AO und § 14b UStG, die die Frist Ende 2024 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt haben. Für Rechnungen aus Jahren vor 2025 gilt die alte Zehnjahresfrist bis zu ihrem jeweiligen Ablauf.
Darf ich eine ausgestellte Rechnung korrigieren?
Nein, nicht durch Bearbeitung der ursprünglichen Rechnung. Korrekturen erfolgen durch eine Stornorechnung (mit negativem Betrag und Verweis auf die ursprüngliche Nummer) und anschließend eine neue Rechnung. Das ist die GoBD-konforme Methode. Viele WooCommerce-Plugins haben dafür eine eigene Stornofunktion im Bestellübersicht-Bereich.
Kann ein Kunde verlangen, dass ich seine Rechnungsdaten lösche?
Nicht, solange die steuerliche Aufbewahrungsfrist läuft. Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO stellt klar, dass gesetzliche Aufbewahrungspflichten dem Löschanspruch vorgehen. Sie müssen den Kunden darüber informieren und können die Löschung für die Dauer der Aufbewahrungsfrist ablehnen.
Was ändert sich für mich als Kleinunternehmer bei der Rechnungsstellung?
Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und nennen keinen Steuersatz auf der Rechnung. Stattdessen muss die Rechnung einen Hinweis auf § 19 UStG enthalten. Alle anderen Pflichtangaben (Name, Adresse, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Datum) bleiben dieselben.
Was ist eine Verfahrensdokumentation und brauche ich sie?
Ja, die GoBD verlangen sie für elektronische Buchführungssysteme. Sie beschreibt, wie Rechnungen in Ihrem Shop erstellt, gespeichert und vor Änderungen geschützt werden. Für einen kleinen Shop reichen zwei Seiten, die Sie mit Ihrem Steuerberater abstimmen und hinterlegen. Der Aufwand ist einmalig und klein im Vergleich zu den Risiken einer fehlenden Dokumentation bei einer Betriebsprüfung.
Muss ich für meine WooCommerce-Rechnung die E-Rechnungs-Formate XRechnung oder ZUGFeRD nutzen?
Für B2C-Verkäufe an Verbraucher noch nicht. Die E-Rechnungspflicht gilt schrittweise ab 2025/2027 primär für B2B-Umsätze. Wenn Sie an Unternehmen verkaufen, sollten Sie die aktuellen Fristen prüfen. Alle Details dazu stehen im Artikel WooCommerce E-Rechnung: Was ab 2025/2026 für Shops gilt.
Was passiert, wenn ich keine ordnungsgemäßen Rechnungen ausstelle?
Fehlende oder fehlerhafte Rechnungen können bei einer Betriebsprüfung zu Steuernachzahlungen, Schätzung der Besteuerungsgrundlagen und in schweren Fällen zu Bußgeldern führen. Gewerbliche Käufer verlieren außerdem den Vorsteuerabzug, wenn Ihre Rechnung die Pflichtangaben nicht enthält. Das kann zu Rückabwicklungen und Regressansprüchen führen.