- Wer einen Onlineshop oder eine digitale Dienstleistung an Verbraucher anbietet, fällt seit dem 28. Juni 2025 unter das BFSG. Dazu gehört auch der Katalog, die Preisliste und das Bestellformular als PDF.
- Nicht jedes PDF auf einer Website ist automatisch betroffen. Entscheidend ist, ob das Dokument Bestandteil einer BFSG-pflichtigen Dienstleistung ist.
- Kleinstunternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten und höchstens 2 Millionen Euro Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme sind bei Dienstleistungen ausgenommen. Bei Produkten gilt diese Ausnahme nicht.
- Der technische Standard für barrierefreie PDFs ist PDF/UA (ISO 14289-1): getaggte Struktur, Alternativtexte, korrekte Lesereihenfolge. Ein eingescanntes PDF oder ein simpler Export reicht nicht.
Seit dem 28. Juni 2025 müssen PDFs, die Bestandteil einer BFSG-pflichtigen Dienstleistung sind, barrierefrei sein. Das betrifft nicht jedes Dokument auf einer Website, aber den Produktkatalog im Onlineshop, die Preisliste und das ausfüllbare Bestellformular ganz sicher. Dieser Artikel erklärt, welche PDFs unter das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) fallen, was das technisch bedeutet und wie Sie konkret vorgehen.
Warum PDFs ein Barrierefreiheitsproblem sind
Stellen Sie sich vor, jemand liest Ihren Produktkatalog mit einem Screenreader. Das ist ein Programm, das den Bildschirminhalt vorliest und ausschließlich per Tastatur bedient wird. Für viele blinde oder sehbehinderte Menschen ist das der einzige Weg, digitale Dokumente zu nutzen. Was der Screenreader vorliest, hängt nicht davon ab, wie das Dokument aussieht, sondern wie es technisch aufgebaut ist.
Ein gewöhnlicher PDF-Export aus Word, InDesign oder einem Online-Tool liefert meistens ein visuell ansprechendes Dokument, das technisch aber kaum strukturiert ist. Der Screenreader liest den Text ohne Rücksicht auf Überschriften, überspringt Bilder ohne Beschreibung und verliert bei mehrspaltigen Layouts die richtige Lesereihenfolge. Das Dokument ist für assistive Technologien damit kaum oder gar nicht nutzbar.
Das betrifft nicht nur Menschen mit Sehbehinderung. Auch Menschen mit motorischen Einschränkungen, die ein Formularfeld mit der Tastatur nicht finden können, oder Menschen mit kognitiven Einschränkungen, die eine klare Struktur brauchen, scheitern an schlecht aufgebauten PDFs. Laut Statistischem Bundesamt lebten 2023 rund 7,9 Millionen schwerbehinderte Menschen in Deutschland. Das ist eine Zielgruppe, die kein Unternehmen freiwillig ausschließen sollte.
Wann ein PDF unter das BFSG fällt
Das BFSG listet in § 1 Absatz 3 fünf Dienstleistungskategorien auf, die ab dem 28. Juni 2025 barrierefrei sein müssen. Eine davon ist der elektronische Geschäftsverkehr: digitale Dienste, die über Websites oder Apps angeboten werden und auf Abschluss eines Verbrauchervertrags abzielen. Wer Waren oder Dienstleistungen online an Privatpersonen verkauft, fällt darunter.
PDFs sind im Gesetzestext nicht namentlich erwähnt, aber die technische Norm, auf die das BFSG verweist, schließt sie ein. Die europäische Norm EN 301 549 regelt in ihrem Abschnitt 10 die Anforderungen an nicht-webbasierte Dokumente. Darunter fallen PDFs, wenn sie funktional Teil der Dienstleistung sind. Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit bestätigt, dass die stichprobenartige Marktüberwachung ausdrücklich auch „mindestens ein relevantes abrufbares Dokument je Dienstart“ prüft.
Der entscheidende Begriff ist „Bestandteil“. Ein Produktkatalog, den man aus dem Onlineshop herunterladen kann, um ein Produkt zu konfigurieren oder zu bestellen, ist Teil des Kaufprozesses. Eine Preisliste, ohne die kein Angebot abgeschlossen werden kann, ebenso. Ein allgemeines Unternehmensimageprospekt, der lediglich informiert und keinen Bezug zum Kaufabschluss hat, ist weniger eindeutig.
Die genaue Abgrenzung im Einzelfall ist noch nicht durch Rechtsprechung fixiert. Bei Dokumenten, die Kunden brauchen, um einen Vertrag zu verstehen oder abzuschließen, ist die Zuordnung aber klar. Wer hier abwartet und auf eine behördliche Einzelfallprüfung setzt, riskiert genau diese Prüfung.
Was das BFSG für Ihren Onlineshop insgesamt bedeutet, erklärt der Artikel BFSG und Onlineshop: Was Händler 2026 wissen müssen.
Welche Dokumente in der Praxis betroffen sind
In den meisten Unternehmen liegen mehr PDFs öffentlich zugänglich, als auf den ersten Blick auffällt. Hier sind die Kategorien, bei denen Sie hinschauen sollten.
Direkt kaufrelevante Dokumente haben das klarste Verhältnis zum elektronischen Geschäftsverkehr: Produktkataloge mit Bestellnummer, Preislisten, ausfüllbare Bestellformulare, Kostenvoranschläge und Angebotsunterlagen. Wenn ein Kunde diese Dateien braucht, um bestellen zu können, sind sie Teil des Kaufprozesses.
Vertragsrelevante Dokumente stehen ebenfalls eng am Kaufabschluss: AGB als PDF, Widerrufsbelehrung, Datenschutzerklärung im PDF-Format. Viele Shops binden diese Texte direkt in HTML ein, manche stellen sie aber als downloadbare Datei bereit.
Begleitdokumente zum Produkt sind weniger eindeutig, bei Prüfungen aber erfahrungsgemäß im Blick: Bedienungsanleitungen, Montageanweisungen, Pflegehinweise. Ein Kunde, der ein Produkt kauft und anschließend auf eine unzugängliche PDF-Anleitung angewiesen ist, befindet sich noch in der Dienstleistungskette.
Newsletter-Anhänge sind rechtlich weniger eindeutig. Das BFSG knüpft an Dienstleistungen für Verbraucher auf elektronischem Weg an. Ein PDF, das als regulärer Bestandteil einer Kaufabwicklung versandt wird, fällt eher darunter als ein Werbemailing.
Rein interne Dokumente, die nicht öffentlich zugänglich sind, betrifft das BFSG nicht. Das Gesetz greift dort, wo Sie Kunden und die Öffentlichkeit erreichen.
Kleinstunternehmen-Ausnahme: Wer ist befreit?
Die Ausnahme klingt großzügig, greift aber nur für Dienstleistungen. Wer physische Waren verkauft, bewegt sich auf dem Gebiet der Produktvorschriften des BFSG, nicht der Dienstleistungsvorschriften. Ob ein Onlineshop unter die Produkt- oder die Dienstleistungskategorie fällt, hängt vom konkreten Angebot ab.
Ein reiner Dienstleister, etwa eine Sprachschule oder ein Handwerker, der ausschließlich Dienstleistungen anbietet, kann als Kleinstunternehmen ausgenommen sein. Ein Händler, der Waren verkauft, kann das nicht, auch wenn er unter den Schwellenwerten liegt. Wer Waren und Dienstleistungen kombiniert, muss beide Kategorien separat bewerten.
Daneben gibt es das Argument der unverhältnismäßigen Belastung nach § 17 BFSG: Wenn die Umsetzung wirtschaftlich nicht zumutbar ist, kann das begründet geltend gemacht werden. Das muss dokumentiert und auf Anfrage der Marktüberwachungsbehörde belegt werden. Es ist kein Freifahrtschein, sondern ein begründeter Ausnahmefall.
Wo die Grenze zwischen Produkt- und Dienstleistungsanbietern verläuft und was die Kleinstunternehmen-Ausnahme im Einzelnen bedeutet, klärt im Zweifel eine rechtliche Einschätzung. Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit bietet dazu FAQ und weiterführende Informationen.
Was PDF/UA technisch bedeutet
Der technische Standard für barrierefreie PDFs heißt PDF/UA (für „PDF/Universal Accessibility“) und ist als ISO 14289-1 normiert. Er definiert, wie ein PDF aufgebaut sein muss, damit assistive Technologien es zuverlässig verarbeiten können. Das Kernprinzip ist das Tagging: Der gesamte inhaltliche Text muss als strukturierte Hierarchie von Tags vorliegen, ähnlich wie HTML-Semantik im Web.
Was das im Einzelnen bedeutet:
Jeder Text, jedes Bild, jede Tabelle, jede Liste braucht ein semantisches Tag, das beschreibt, was es ist: Überschrift (H1 bis H6), Absatz (P), Listenpunkt (LI), Tabellenkopf (TH), Tabellenzelle (TD). Ohne Tags liefert das Dokument dem Screenreader rohen Text ohne Orientierung.
In einem zweispaltigen Magazin-Layout liest ein Screenreader ohne definierte Lesereihenfolge erst Spalte 1 komplett, dann Spalte 2, unabhängig davon, wie der Lesefluss gemeint war. Die korrekte Abfolge muss im Dokument selbst festgelegt sein.
Jedes Bild, das eine Information trägt, braucht eine textliche Beschreibung. Rein dekorative Grafiken werden als Dekoration markiert, damit der Screenreader sie überspringt. Das verhindert, dass er „Schmuckelement 47″ vorliest.
Die Sprache des Dokuments muss in den Metadaten hinterlegt sein, damit der Screenreader die richtigen Aussprache- und Grammatikregeln wählt. Fonts müssen vollständig eingebettet sein und Unicode-Mapping haben, damit Buchstaben tatsächlich den richtigen Zeichen entsprechen. Wenn ein Dokument passwortgeschützt ist, muss der Lesezugriff für assistive Technologien explizit erlaubt bleiben. Bei ausfüllbaren PDFs muss jedes Eingabefeld eine maschinenlesbare Bezeichnung haben. Ohne diese hört der Nutzer nur „Eingabefeld“ ohne Kontext.
WCAG 2.2 und PDF/UA ergänzen sich: Viele WCAG-Kriterien gelten dem Sinne nach auch für PDFs (Kontrast, Alternativtexte, Tastaturzugang, Fehlerbeschreibung). PDF/UA liefert den technischen PDF-spezifischen Rahmen, WCAG die inhaltlichen Anforderungen.
Ein Hinweis der PDF Association ist wichtig: PDF/UA allein garantiert keine vollständige Barrierefreiheit. Farbkontraste, verständliche Sprache und kognitive Zugänglichkeit müssen zusätzlich sichergestellt werden.
PDF-Typen im Überblick: Was tun?
| PDF-Typ | BFSG-relevant? | Begründung | Was tun |
|---|---|---|---|
| Produktkatalog im Onlineshop | Ja | Bestandteil des elektronischen Geschäftsverkehrs (§ 1 Abs. 3 BFSG) | PDF/UA-konform neu erstellen oder überarbeiten |
| Preisliste zum Download | Ja | Kaufrelevant, Teil der Dienstleistung | Quelldokument sauber strukturieren, neu exportieren |
| Ausfüllbares Bestellformular | Ja | Interaktiver Teil des Kaufprozesses | Formularfelder mit Label, Tabindex und Rolle versehen |
| AGB, Datenschutzerklärung als PDF | Ja, wenn downloadbar | Teil der Vertragsunterlagen | Strukturiert und getaggt exportieren; besser: HTML-Version bevorzugen |
| Bedienungsanleitung zum Produkt | Wahrscheinlich ja | Teil der Produktdienstleistung, Abschnitt 10 EN 301 549 | Prüfen, ob funktional kaufrelevant; dann überarbeiten |
| Imagebroschüre / Unternehmensinfo | Unklar | Kein direkter Kaufbezug; im Grenzbereich | Kein dringlicher Handlungsbedarf, aber bei Neugestaltung direkt barrierefrei aufbauen |
| Internes Arbeitsdokument | Nein | Nicht öffentlich zugänglich | Kein Handlungsbedarf |
| Newsletter-Anhang (werblich) | Wahrscheinlich nein | Kein direkter Kaufabschluss; Grauzone | Bei Neugestaltung vorsorglich strukturieren |
Praxisbeispiel: Katalog eines Fachhändlers
In einem Projekt für einen mittelständischen Fachhändler haben wir den Bestand an öffentlichen Dokumenten systematisch erfasst. Auf der Website lagen 18 PDFs: Produktkataloge, Preistabellen für verschiedene Warengruppen, ein Auftragsformular und einige ältere Produktblätter.
Der PAC-Test (mehr dazu im nächsten Abschnitt) zeigte: Kein einziges Dokument war getaggt. Alle Kataloge waren direkte InDesign-Exporte ohne Strukturarbeit, manche sogar eingescannte Druckversionen. Das Bestellformular hatte zwar Eingabefelder, aber keine maschinenlesbaren Labels. Der Screenreader las bei einem dieser Felder nur „Textfeld 1″.
Die Priorisierung war schnell klar: Bestellformular und aktuelle Preislisten zuerst, weil sie kaufrelevant sind. Die älteren Produktblätter bekamen eine Frist bis zur nächsten planmäßigen Überarbeitung. Die eingescannten Kataloge wurden durch strukturierte HTML-Seiten ersetzt, was für Suchmaschinen ohnehin besser ist.
Aufwand für die kaufrelevanten Dokumente: rund zwei Arbeitstage für einen versierten Gestalter, inklusive Nachbearbeitung in Acrobat Pro und abschließendem PAC-Test. Nicht null, aber auch keine Mammutaufgabe. Der größte Zeitfresser war die mangelnde Dokumentation. Niemand wusste mehr, welche Schriften in welcher Quelldatei verwendet worden waren.
Was häufige Barrierefreiheitsfehler auf Websites angeht, behandelt Abschnitt 9 „PDFs ohne Barrierefreiheit“ im Artikel Die 12 häufigsten Barrieren auf Websites weitere Details.
Schritt für Schritt zum barrierefreien PDF
Der sauberste Weg zu einem barrierefreien PDF beginnt im Quelldokument, nicht in Acrobat. Wer die Struktur in InDesign oder Word sauber aufbaut, spart sich erhebliche Nacharbeit. Die sechs Schritte im Überblick:
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Welche PDFs liegen öffentlich auf Ihrer Website? Welche verschicken Sie regelmäßig an Kunden? Tragen Sie alle zusammen, notieren Sie den Typ (Katalog, Formular, AGB) und halten Sie fest, aus welchem Quelldokument sie stammen. Damit wissen Sie, wo nachgearbeitet werden muss und ob ein Quelldokument noch existiert.
Schritt 2: Erste Prüfung mit PAC oder axesCheck
Der PAC (PDF Accessibility Checker) der PDF Association ist das kostenlose Standardwerkzeug: läuft unter Windows, prüft auf PDF/UA- und WCAG-Konformität, zeigt den Tag-Baum und eine Screenreader-Vorschau. Für Mac-Nutzer gibt es die browserbasierte Alternative axesCheck. Beide erkennen nur maschinell prüfbare Fehler, also strukturelle Mängel, fehlende Sprache, ungetaggte Inhalte. Ob ein Alternativtext inhaltlich passt, kann kein Werkzeug entscheiden.
Schritt 3: Quelldokument sauber aufbauen
Semantik gehört ins Quelldokument. Ein sauber strukturierter Export braucht erheblich weniger Nacharbeit.
In Microsoft Word: Überschriften mit den integrierten Formatvorlagen „Überschrift 1″, „Überschrift 2″ usw. auszeichnen. Bilder über „Alternativtext“ beschriften. Listen als echte Listen formatieren, nicht als manuell eingetippte Spiegelstriche. Beim PDF-Export unter „Optionen“ die Häkchen bei „Dokumentstruktur-Tags für Eingabehilfen“ und „Erstelle PDF/A“ setzen.
In Adobe InDesign: Absatzformate konsequent verwenden, die die Struktur abbilden (Hauptüberschrift, Zwischenüberschrift, Fließtext). Die Artikelreihenfolge über das „Artikel“-Bedienfeld definieren. Alternativtexte über Objekt-Exportoptionen für jedes inhaltliche Bild eintragen. Beim Export „Tagged PDF“ und „Lesezeichen“ aktivieren. Komplexe Layouts erfordern anschließend immer noch Nacharbeit in Acrobat Pro.
Schritt 4: Nachbearbeitung in Acrobat Pro
Auch ein sauber exportiertes PDF braucht fast immer manuelle Korrekturen: Tag-Baum mit dem Eingabehilfen-Werkzeug prüfen, Lesereihenfolge kontrollieren, Tabellenkopfzellen auszeichnen, Sprachauszeichnung setzen, Adobe Accessibility Check ausführen (der aber weniger gründlich ist als PAC). Die Adobe-Hilfe zu barrierefreien PDFs in InDesign ist eine verlässliche technische Referenz.
Schritt 5: Abschließende Prüfung mit PAC und Screenreader-Test
Das überarbeitete Dokument noch einmal durch PAC laufen lassen. Idealerweise dann ein kurzer manueller Test mit einem Screenreader: Kann man dem Dokument sinnvoll zuhören? Findet man Formularfelder und versteht, was einzutragen ist? Mit NVDA (kostenlos, Windows) oder VoiceOver (macOS, eingebaut) lässt sich das in 15 Minuten prüfen. Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit betont, dass ein bestandener PAC-Test keine vollständige Barrierefreiheit garantiert: Er prüft nur maschinell erkennbare Kriterien.
Schritt 6: Dokumentieren und im Prozess verankern
Wer einmal eine barrierefreie PDF-Vorlage erstellt hat, verankert den Standard für alle künftigen Dokumente. Gestalter und Redakteure erhalten eine Kurzanleitung, welche InDesign-Formate und Exporteinstellungen zu verwenden sind. Das verhindert, dass der Aufwand bei jedem neuen Dokument von vorn beginnt.
Die technische Verwandtschaft von Barrierefreiheit bei PDFs und Videos erklärt der ergänzende Artikel Barrierefreie Videos und PDFs: Untertitel, Transkripte und getaggte Dokumente.
Sofort-Checkliste für Ihre PDFs
Diese zehn Fragen helfen, den Ist-Zustand schnell einzuschätzen. Ein Nein bei den ersten fünf ist ein direkter Handlungsbedarf.
- Haben Sie alle öffentlich zugänglichen PDFs auf Ihrer Website aufgelistet?
- Wissen Sie, welche davon kaufrelevant oder vertragsrelevant sind?
- Haben Sie die wichtigsten PDFs mit PAC oder axesCheck auf Tagging geprüft?
- Sind alle inhaltlichen Bilder in diesen Dokumenten mit einem Alternativtext versehen?
- Sind Formularfelder mit maschinenlesbaren Labels beschriftet?
- Ist die Dokumentsprache in den PDF-Metadaten angegeben?
- Ist die Lesereihenfolge im Tag-Baum korrekt, besonders bei mehrspaltigem Layout?
- Ist das Farbkontrastverhältnis bei Text mindestens 4,5:1?
- Haben Sie eine Barrierefreiheitserklärung veröffentlicht, die auch Ihre Dokumente erwähnt?
- Sind neue Dokumentvorlagen für künftige PDFs bereits barrierefrei angelegt?
Key-Takeaways
- PDFs fallen unter das BFSG, wenn sie Bestandteil einer BFSG-pflichtigen Dienstleistung sind. Kaufrelevante Dokumente im Onlineshop sind der klare Fall.
- Kleinstunternehmen unter zehn Beschäftigten und 2 Mio. Euro Umsatz sind bei Dienstleistungen ausgenommen. Wer Waren verkauft, nicht.
- Der technische Standard ist PDF/UA (ISO 14289-1): getaggte Struktur, korrekte Lesereihenfolge, Alternativtexte, Sprachauszeichnung, beschriftete Formularfelder.
- Ein eingescanntes Dokument oder ein simpler PDF-Export ist fast nie barrierefrei. Der Aufwand liegt im Quelldokument und in der Nachbearbeitung in Acrobat Pro.
Häufige Fragen
Gilt die BFSG-Pflicht für PDFs auch für ältere Dateien, die schon lange auf der Website liegen?
Ja, sofern diese Dokumente weiterhin öffentlich erreichbar sind und zur BFSG-pflichtigen Dienstleistung gehören. Das Erstellungsdatum spielt keine Rolle. Wer alte, nicht mehr aktiv genutzte Archivdateien vom Server nimmt, löst das Problem schneller als sie zu überarbeiten. Wer sie lässt, muss sie zugänglich machen.
Reicht ein automatisches Tagging in Adobe Acrobat?
Nein. Acrobat kann Tags automatisch erkennen und setzen, macht dabei bei komplexen Layouts aber häufig Fehler. Mehrspaltiger Text, Tabellen und Grafiken brauchen fast immer manuelle Korrektur. Das Ergebnis des automatischen Taggings muss geprüft und nachgearbeitet werden, sonst entstehen strukturelle Fehler, die ein Screenreader nicht überbrücken kann.
Unser Katalog wird von einer externen Agentur gestaltet. Wer ist verantwortlich?
Die Verantwortung liegt bei Ihrem Unternehmen, weil Sie das Dokument öffentlich zugänglich machen. Sie können mit der Agentur vereinbaren, dass PDF/UA von Anfang an berücksichtigt wird. Das ist günstiger als spätere Korrekturen. In der Praxis empfiehlt es sich, PDF/UA als Qualitätsanforderung ausdrücklich in den Auftrag aufzunehmen und das Ergebnis mit PAC abzunehmen.
Sind PDFs, die wir nur per E-Mail an Kunden schicken, auch betroffen?
Wenn das PDF regulärer Bestandteil einer BFSG-pflichtigen Dienstleistung ist, fällt es grundsätzlich darunter, auch per E-Mail. Ein Angebot oder eine Rechnung, die zum Vertragsabschluss gehören, stehen in diesem Zusammenhang. Da diese Frage noch nicht höchstrichterlich entschieden ist, lohnt sich bei wirtschaftlich relevanten Mengen eine rechtliche Einschätzung.
Gibt es eine Barrierefreiheitserklärung auch für PDFs?
Die Barrierefreiheitserklärung nach BFSG beschreibt, wie Ihre gesamte Dienstleistung die Anforderungen erfüllt, und sollte ausdrücklich auf Dokumente eingehen, wenn diese Teil der Dienstleistung sind. Was hineingehört und wo sie stehen muss, erklärt der Artikel Barrierefreiheitserklärung erstellen.
Was kostet es, einen bestehenden Katalog nachträglich barrierefrei zu machen?
Das hängt stark vom Ausgangsmaterial ab. Wenn das strukturierte Quelldokument noch existiert, ist der Weg in InDesign oder Word erheblich kürzer als bei einem eingescannten oder verlorenen Original. Als Daumenregel: Ein einfaches strukturiertes Dokument mit 10 bis 20 Seiten, klarem Layout und wenigen Bildern kann ein erfahrener Gestalter in einem halben Tag aufbereiten. Komplexe Kataloge brauchen mehr. Ein eingescanntes Dokument muss in der Regel von Grund auf neu erstellt werden.