E-Rechnungspflicht ab 2027: Was Unternehmen jetzt einrichten müssen

Von Manuel Hack, ihp media · Aktualisiert am 20. Juni 2026

Was ist eine E-Rechnung und warum reicht ein PDF nicht mehr?

Die meisten Unternehmen versenden heute Rechnungen als PDF per E-Mail. Das fühlt sich digital an, ist es rechtlich aber nicht. Seit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat der Gesetzgeber §14 UStG neu gefasst und den Begriff der E-Rechnung eng definiert: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht. Gesetze im Internet: §14 UStG

Ein PDF erfüllt das nicht. Ein PDF ist für Menschen lesbar, aber eine Maschine kann daraus keine Rechnungsdaten zuverlässig extrahieren. Das gesetzliche Gegenstück ist eine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931, die Felder wie Steuerbetrag, Leistungsdatum und Umsatzsteuer-ID maschinenlesbar enthält.

Für kleine Beträge ändert sich wenig: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag sind dauerhaft ausgenommen, ebenso Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG wie Bankdienstleistungen oder Heilbehandlungen. IHK Frankfurt: E-Rechnungspflicht im Überblick

Die Stufeneinführung im Überblick: Wer muss wann liefern?

Der Gesetzgeber hat die Pflicht in drei Stufen eingeführt, damit Unternehmen Zeit zur Umstellung haben. Wichtig: Empfangen und Versenden sind zwei verschiedene Pflichten mit unterschiedlichen Fristen.

Seit dem 01.01.2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht dafür technisch aus. Die Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig, das heißt: Lieferanten dürfen eine normkonforme E-Rechnung ohne Rückfrage senden, und das Unternehmen muss sie annehmen. BMF: FAQ zur E-Rechnung

Ab 01.01.2027 kommt die Ausstellungspflicht für die erste Gruppe: Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 2026 über 800.000 Euro liegt, müssen dann für inländische B2B-Umsätze zwingend normkonforme E-Rechnungen ausstellen. Papier und einfache PDFs sind für diese Gruppe ab diesem Datum unzulässig.

Ab 01.01.2028 gilt die Versandpflicht dann für alle übrigen B2B-Unternehmen, also auch für solche mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro. Rechtsgrundlage für die Übergangsregelungen ist §27 Abs. 38 UStG. DATEV: Gesetzliche Regelungen zur E-Rechnung

Die 800.000-Euro-Grenze genau erklärt

Die Grenze klingt einfach, hat aber eine konkrete gesetzliche Grundlage: Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Jahres 2026 im Sinne von §19 Abs. 2 UStG, also der steuerbare Gesamtumsatz des Unternehmens. Gemeint ist nicht der Gewinn, nicht der Umsatz aus B2B-Rechnungen allein, sondern der steuerbare Gesamtumsatz des Unternehmens im Vorjahr.

Wer also 2026 insgesamt mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt, muss ab dem 01.01.2027 normkonforme E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Lieferungen und -Leistungen ausstellen. Wer unter dieser Grenze bleibt, hat noch bis Ende 2027 Zeit.

Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Ausstellungspflicht generell befreit. Sie müssen jedoch weiterhin E-Rechnungen empfangen können.

Zulässige Formate: ZUGFeRD oder XRechnung

Welches Format das richtige ist, hängt vom Anwendungsfall ab. Beide Formate müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland haben sich zwei Varianten durchgesetzt.

XRechnung

XRechnung ist ein reines XML-Format, maschinenlesbar und ohne menschenlesbares PDF. Es ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland und auch für B2B-Umsätze vollständig normkonform. Nachteil: Ohne geeignete Software sieht ein Empfänger zunächst nur Code.

ZUGFeRD

ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) ist ein hybrides Format: ein normales PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Menschen lesen das PDF, Buchhaltungssysteme lesen die XML-Datei automatisch. Für viele KMU ist das der praktischere Einstieg. Haufe: E-Rechnung im Überblick

Wichtig bei ZUGFeRD: Rechtlich führend ist immer der XML-Datenteil. Wenn sich PDF und XML widersprechen, gelten die Angaben aus der XML-Datei. Außerdem reichen die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht aus, sie erfüllen die EN 16931 nicht vollständig. Für die gesetzliche Pflicht braucht es mindestens das Profil EN 16931 oder EXTENDED.

EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) bleiben bis zum 31.12.2027 zulässig, auch wenn das Format nicht EN 16931 entspricht, sofern die steuerlich relevanten Angaben korrekt extrahierbar sind. Ab 01.01.2028 laufen auch diese Sonderregelungen aus.

Wer ist ausgenommen? Kleinunternehmer, Kleinbeträge, steuerfreie Leistungen

Nicht jede Rechnung muss ab 2027 als XML-Datei ausgestellt werden. Die gesetzlichen Ausnahmen sind abschließend:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag sind dauerhaft ausgenommen.
• Fahrausweise fallen ebenfalls nicht unter die E-Rechnungspflicht.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG bleiben ausgenommen, etwa Bankdienstleistungen, Heilbehandlungen oder Leistungen gemeinnütziger Einrichtungen.
• Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber empfangene E-Rechnungen annehmen können.

Was nicht in dieser Liste steht, ist nicht ausgenommen. B2B-Rechnungen über 250 Euro zwischen zwei inländischen Unternehmen fallen ab den jeweiligen Stichtagen vollständig unter die Pflicht. IHK Frankfurt: Ausnahmen im Detail

Was droht bei Verstoß? Vorsteuer-Falle und Bußgeld

Die Sanktionen greifen auf zwei Ebenen.

Bußgeld für den Aussteller

Wer nach Ablauf der Übergangsfristen weiter Papierrechnungen oder einfache PDFs für Umsätze ausstellt, bei denen eine E-Rechnung vorgeschrieben ist, begeht eine Ordnungswidrigkeit nach §26a UStG. Das Bußgeld kann bis zu 5.000 Euro betragen. Flick Gocke Schaumburg: Praxisbericht E-Rechnungspflicht

Vorsteuerabzug-Risiko für den Empfänger

Wer eine nicht-konforme Rechnung von einem Lieferanten akzeptiert, der zur E-Rechnung verpflichtet ist, riskiert, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigert. Das gilt bis zum Erhalt einer ordnungsgemäßen E-Rechnung. Auch eine XML-Datei, die syntaktisch nicht EN 16931-konform ist, gilt als sonstige Rechnung ohne Vorsteuerabzugsberechtigung. Das Risiko trifft also beide Seiten.

B2B vs. B2C im WooCommerce-Shop: Wo genau greift die Pflicht?

Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für inländische B2B-Umsätze. Beide Parteien, also der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger, müssen im Inland ansässig sein. B2C-Rechnungen an Endverbraucher sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind nicht erfasst. BMF: FAQ E-Rechnung

Für WooCommerce-Shops mit gemischtem Betrieb bedeutet das: Die technische Unterscheidung zwischen Privatkunden und Geschäftskunden muss sauber abgebildet sein. Eine E-Rechnung darf nur für Bestellungen ausgestellt werden, bei denen ein verifizierter Unternehmer kauft.

Einen spezifischen Blick auf die Anforderungen fuer WooCommerce-Shops bietet unser Artikel zu WooCommerce E-Rechnung: Was ab 2025/2026 fuer Shops gilt.

Für die Umsetzung gibt es Plugins wie „E-Invoicing for WooCommerce“, das ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X und UBL unterstützt, sowie „Germanized for WooCommerce Pro“. Beide setzen voraus, dass die Kundenstammdaten eine Umsatzsteuer-ID enthalten und das Checkout-Formular B2B-Felder abfragt. konzept-welt.de: ZUGFeRD und XRechnung mit WooCommerce

In der Praxis taucht ein bestimmter Fehler regelmäßig auf: Das Plugin ist installiert, aber die Kundenstammdaten enthalten keine USt-ID. Ohne die ist eine E-Rechnung steuerlich wertlos, egal wie sauber das Format ist. Einen Überblick über weitere Automatisierungsmöglichkeiten gibt unser Artikel zu automatischen WooCommerce-Rechnungen.

Empfangspflicht seit 2025: Was Unternehmen heute schon tun müssen

Die Empfangspflicht ist seit dem 01.01.2025 in Kraft. Das bedeutet: Lieferanten dürfen jetzt schon E-Rechnungen schicken, ohne vorher zu fragen. Unternehmen müssen diese annehmen und verarbeiten können.

Technisch reicht dafür zunächst ein E-Mail-Postfach aus, an das Lieferanten ihre ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien senden. Aber: Wer die XML-Datei dann manuell in die Buchhaltung einpflegt, hat nichts gewonnen. Der eigentliche Nutzen entsteht erst, wenn das Buchhaltungssystem oder das ERP-System die XML-Daten automatisch einliest.

Wer jetzt prüft, ob die eigene Buchhaltungslösung (DATEV, Lexware, Sage) ZUGFeRD und XRechnung importieren kann, spart sich später Zeitdruck. Viele aktuelle Versionen unterstützen das bereits. Ein Test mit einer echten ZUGFeRD-Datei dauert wenige Minuten und zeigt schnell, ob Anpassungsbedarf besteht.

Praxisfallen: ERP-Datenqualität, Steuerlogik und der KoSIT-Validator

In der Praxis scheitern viele Umsetzungen nicht am Format, sondern an der Datenqualität dahinter. Ein häufiges Muster: Unternehmen behandeln die E-Rechnung als reines IT-Projekt, übergeben es der EDV-Abteilung und merken erst beim ersten Validator-Lauf, dass die Stammdaten nicht passen. Flick Gocke Schaumburg: Praxisbericht

Was konkret schiefgeht

Steuersätze, Umsatzsteuer-IDs und Steuercodes existieren in vielen ERP-Systemen nur als Textfeld auf einer PDF-Vorlage, nicht als strukturiertes Datenfeld. Wenn die Steuerfindungslogik fehlerhaft ist, transportiert das System inkorrekte Steuercodes in die XML-Datei. Das Finanzamt bekommt eine technisch valide, aber inhaltlich falsche E-Rechnung.

Der KoSIT-Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) prüft nur die Syntax, also ob die XML-Datei dem Schema entspricht. Er prüft nicht, ob die Steuercodes steuerlich korrekt sind. Ein syntaktisch gültiges XML kann also trotzdem eine fehlerhafte Rechnung sein.

Was das für die Vorbereitung heißt

Wer bis Ende 2026 auf normkonforme E-Rechnungen umstellen will, sollte früh mit einer Bestandsaufnahme der Stammdaten beginnen: Konkret heißt das: USt-IDs und Steuercodes müssen als strukturierte Felder im ERP vorliegen, nicht nur als Text auf einer PDF-Vorlage. Ob Mischsätze oder steuerfreie Positionen richtig erkannt werden, können nur Buchhaltung und IT gemeinsam klären. Einen guten Ausgangspunkt für die Buchführung im Shop bietet unser Ratgeber zur WooCommerce-Buchhaltung für das Finanzamt.

Aufbewahrungspflicht: Was mit der E-Rechnung nach dem Versand passiert

E-Rechnungen müssen 8 Jahre aufbewahrt werden, und zwar in ihrer Originalform. Bei ZUGFeRD bedeutet das: Die PDF-Datei allein reicht nicht. Die eingebettete XML-Datei muss erhalten bleiben und maschinell lesbar sein. Landesamt für Steuern Bayern: E-Rechnung

In der Praxis passiert das Problem so: Ein Mitarbeiter speichert die erhaltene ZUGFeRD-Datei, öffnet sie, druckt sie aus oder konvertiert sie zu einem Standard-PDF. Dabei geht die eingebettete XML verloren. Was bleibt, ist nur noch ein normales PDF ohne Rechtswirkung als E-Rechnung.

Buchhaltungssysteme, die ZUGFeRD nativ unterstützen, speichern die Originaldatei in der Regel korrekt. Wer aber E-Rechnungen manuell verwaltet, sollte klare interne Regeln für das Ablagesystem festlegen und sicherstellen, dass nie die Originaldatei umgewandelt wird.

Sofort-Checkliste

• Prüfen, ob der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegt (maßgeblich für Stichtag 01.01.2027 oder 01.01.2028)
• Buchhaltungssystem oder ERP auf Import von ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder EXTENDED) und XRechnung prüfen
• Kundenstammdaten bereinigen: USt-IDs vollständig, Steuercodes strukturiert, keine reinen Textfelder
• Für WooCommerce-Shops: B2B-Erkennung im Checkout einrichten (USt-ID-Feld, Unternehmerkennzeichnung)
• E-Rechnung-Plugin auswählen und mit echter Testrechnung gegen den KoSIT-Validator (kosit.de) prüfen
• Interne Ablageregel für empfangene E-Rechnungen festlegen: Originaldatei (inkl. XML) wird nie umgewandelt oder gedruckt
• Lieferanten informieren, dass ab 2025 E-Rechnungen ohne Zustimmung gesendet werden dürfen

Haeufige Fragen

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für mein kleines Unternehmen mit unter 800.000 Euro Umsatz?

Die Versandpflicht trifft Unternehmen unter 800.000 Euro Vorjahresumsatz erst ab dem 01.01.2028. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber bereits seit dem 01.01.2025. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit.

Reicht eine ZUGFeRD-Rechnung aus, oder brauche ich unbedingt XRechnung?

Beide Formate sind zulässig, sofern die EN 16931 erfüllt ist. Bei ZUGFeRD müssen Sie zwingend das Profil EN 16931 oder EXTENDED wählen. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen für die gesetzliche Pflicht nicht aus. XRechnung ist das korrekte Format für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

Kann ich mein bestehendes Rechnungs-Plugin in WooCommerce weiterverwenden?

Das hängt vom Plugin ab. Weit verbreitete Plugins wie ‚German Market‘ oder einfache PDF-Generatoren erzeugen kein strukturiertes XML nach EN 16931. Sie brauchen ein Plugin, das explizit ZUGFeRD oder XRechnung unterstützt, etwa ‚E-Invoicing for WooCommerce‘ oder ‚Germanized Pro‘. Prüfen Sie die Ausgabe immer mit dem KoSIT-Validator (Koordinierungsstelle für IT-Standards).

Was passiert mit meinen bisherigen EDI-Prozessen?

EDI-Verfahren bleiben bis zum 31.12.2027 zulässig, sofern alle steuerlich relevanten Angaben korrekt extrahierbar sind. Ab 01.01.2028 laufen auch diese Sonderregelungen aus, und es gilt ausnahmslos die EN-16931-Pflicht. (Rechtsgrundlage: §27 Abs. 38 UStG)

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, in der Originalform. Bei ZUGFeRD bedeutet das: Die Datei darf nicht in ein normales PDF umgewandelt werden, da dabei die eingebettete XML verloren geht. Die XML-Datei muss maschinell lesbar bleiben.

Darf ein Lieferant mir schon heute eine E-Rechnung schicken, obwohl ich das nicht beantragt habe?

Ja. Seit dem 01.01.2025 dürfen inländische B2B-Lieferanten normkonforme E-Rechnungen ohne vorherige Zustimmung versenden. Die frühere Regelung, die eine Einverständniserklärung des Empfängers voraussetzte, ist entfallen. (Rechtsgrundlage: §14 UStG n.F., BMF-FAQ)